489 – Gouvernance documentaire 101 – Leçon numéro 8

Privilégier avant tout un projet administratif

La pensée magique consiste à croire et à laisser croire que l’acquisition et l’intégration d’une solution technologique vont régler tous les problèmes de gestion des documents d’une organisation. Et le mot GED (gestion électronique des documents) est sur toutes les lèvres, outil par excellence de « dématérialisation » documentaire (expression ridicule s’il en est une). Comme si la technologie était une panacée. Et pourtant, combien d’histoires d’horreur non avouées ont été et sont encore vécues par certaines organisations.

Il y a 37 ans, lorsque j’ai débuté dans le métier, quelqu’un m’avait sensibilisé au fait qu’en informatique, un principe prévalait : « Garbage In, Garbage Out ». En 2011, ce postulat tient toujours. À quoi sert en effet un contenant technologique si attrayant soit-il si le contenu et les processus de son exploitation ne sont pas structurés, si les utilisateurs ne font pas partie de la solution?

Car une démarche de conception, de développement, de déploiement et de maintenance d’une solution systémique de gestion intégrée des documents (GID) d’activité en format papier et technologiques est avant tout un projet administratif. Un projet qui s’appuie évidemment sur des ressources technologiques, mais aussi sur des ressources humaines, financières et matérielles. Mais un projet complexe, s’il en est un, qui découle d’un engagement administratif des décideurs et des gestionnaires, une décision de gestion prise à la lumière des réponses apportées aux questions suivantes : à partir d’un diagnostic objectif, que faut-il faire pour se conformer aux exigences légales et aux bonnes pratiques, qui doit le faire, comment le faire et, finalement, avec quoi ? Et ce, afin de répondre adéquatement aux besoins organisationnels, sectoriels et même individuels d’exploitabilité des documents pour l’accomplissement de la mission ou pour la gestion interne de l’organisme. D’où la nécessité d’établir un plan de gouvernance documentaire avant de passer à l’action.

À suivre : Le plan de gouvernance documentaire

Michel Roberge

488 - L'intérêt d'une bonne gestion de la messagerie électronique

Quand il est question de la gestion des documents technologiques, particulièrement la gestion des courriels, l’enfer est pavé de bonnes intentions. Ne croyez pas que je sois négatif, mais plutôt réaliste. J’ai lu avec beaucoup d’intérêt de billet publié sur le Blog de veille archivistique animé par des étudiants du Master Professionnel « Histoire, Patrimoine, Support Virtuel » de l'Université Paris 13 et intitulé L'intérêt d'une bonne gestion de la messagerie électronique. Et je suis pleinement en accord avec le portrait « universel » de la situation et les suggestions formulées.

Le problème réside dans le fait que dans un contexte de bureautique, toute personne agit en toute liberté et applique selon sa bonne compréhension et sa volonté les règles énoncées dans un contexte où aucun contrôle de conformité ne peut être assuré. C’est humainement impossible et, à moins que je sois carrément dans le champ, technologiquement réalisable. C’est une chose d’énoncer des principes ou d’adopter des politiques; c’en est une autre d’obtenir les résultats escomptés à l’échelle de l’organisation.

J’ai toujours cru dans un contexte de documents en format papier et je continue de croire encore davantage avec la gestion des documents technologiques que cette ressource, les documents et les dossiers, est certainement celle qui est la plus difficile à gérer, en comparaison avec les ressources humaines, financières et matérielles. C’est une réalité qu’il faut accepter et considérer le niveau de risque qui découle de la complexité de sa gestion.

Michel Roberge

Hors série : Les trois magnifiques

Quand l'Iraquien, Naseer Shamma, le Pakistanais, Ashraf Sharif Khan et l'Espagnol, Romero Iglesias, respectivement virtuoses du oud, du sitar et de la guitare flamenco ont uni leurs cordes hier soir au Palais Montcalm de Québec, nous avons vécu un moment magique. Un témoignage qu’au-delà des langues maternelles ou des religions de chacun, la musique a le pouvoir d’ériger des ponts culturels.

Michel Roberge

487 - Cinq suggestions pour gérer efficacement le papier

Lu sur le site infodsi.com (mes commentaires sont entre crochets] :

« 1. Se concentrer sur le « papier efficace » plutôt que sur le « zéro papier »
Le fait est que nous n'éliminerons pas le papier à court ni même à moyen terme. [je suis aussi d’accord avec cette affirmation] La croissance des archives papier va de pair avec l'explosion des informations numériques, le tout sur fond de réglementations toujours plus contraignantes et d'évolution des besoins métier. A cela s'ajoutent souvent des budgets restreints, des systèmes et processus dépassés, ainsi qu'une dispersion des responsabilités entre de multiples services. La solution la plus pragmatique consiste à adopter un modèle hybride, dans lequel tous les types d'informations (physiques et numériques) sont pris en compte et gérés dans le cadre d'une stratégie cohérente [les organisations d’aujourd’hui gèrent de plus en plus de dossiers hybrides dont la portion « plus ancienne » est encore disponible sur papier et un certain nombre de documents reçus le sont autrement qu’en format technologique].

2. Organiser et segmenter vos informations
Nombre d'organisations conservent de volumineuses archives de documents papier et ne savent tout simplement pas par où commencer. Le secret réside dans la segmentation [on parle aussi de catégorisation des actifs documentaires]. Les entreprises ont besoin de savoir ce qu'elles détiennent [enregistrement des dossiers et des documents] et à quel endroit [détenteurs ou centres de responsabilité]. Quels sont les documents critiques [documents essentiels] pour l'entreprise et où se trouvent-ils ? Il s'agit des documents indispensables au fonctionnement de l'entreprise, de ceux qui sont le plus souvent demandés par des tiers ou encore ceux auxquels les employés ont le plus fréquemment accès [documents actifs]. Quels documents ne sont plus nécessaires et donc voués à être détruits [documents inactifs] ? Cette démarche de segmentation [stratégie ou plan d’action] aidera les entreprises à réduire l'ampleur du problème et à concentrer leur énergie et leurs ressources sur la gestion de leurs documents les plus précieux.

3. Comprendre l'environnement extérieur
Le cadre réglementaire devient de plus en plus contraignant et complexe. Les entreprises qui opèrent à l'international se trouvent confrontées à un casse-tête supplémentaire : les législations variables et parfois incohérentes d'un marché à l'autre. Elles doivent se frayer un chemin à travers le terrain miné de la bureaucratie afin de veiller au respect de la loi, à savoir, quels documents conserver, de quelle façon et pendant combien de temps. Il leur est donc conseillé de travailler avec des tiers experts [experts en gouvernance documentaire] qui pourront les aider à archiver leurs documents conformément aux réglementations en vigueur, ainsi qu'à gérer l'ensemble de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu'à leur destruction sécurisée.

4. Externaliser le stockage
Aux coûts cachés de l'accumulation des informations sur site viennent s'ajouter ceux, plus évidents, relatifs au temps consacré par le personnel au stockage, à la gestion et à la recherche des dossiers de l'entreprise. Un tiers de confiance peut se charger de filtrer la majorité des documents papier entrants avant qu'ils ne parviennent dans les bureaux de l'entreprise, tout en assurant le suivi de l'ensemble des questions de conformité. Les documents pertinents peuvent être numérisés et intégrés aux processus appropriés (comptes fournisseurs, par exemple), tandis que les documents moins essentiels peuvent être stockés hors site pendant une durée prédéfinie, au terme de laquelle ils seront détruits en toute sécurité.

5. Se méfier des solutions systématiques
Une numérisation systématique ne fera tout simplement pas l'affaire. Certains pensent qu'il suffit de numériser tous les documents et de broyer les originaux pour aboutir à un bureau totalement sans papier. Cette approche conduit invariablement à des investissements excessifs en raison de la numérisation de documents peu susceptibles d'être jamais réutilisés ou encore d'impressions en cachette par des employés cherchant à contourner le système. Ainsi, loin de s'améliorer, la situation ne fait qu'empirer. Par conséquent, plutôt que de tout numériser, il vaut mieux s'efforcer de déterminer quel est l'usage optimal des informations, puis investir en numérisant les documents auxquels vous devez avoir fréquemment accès » [entièrement d’accord avec cette suggestion].

L’ensemble de ces propositions peuvent d'ailleurs être mises en application dans un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

Michel Roberge

486 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 7

L’image de marque de l’unité administrative responsable du système de GID

Traditionnellement, dans un organisme, l’unité administrative dite « responsable » du système de gestion des documents administratifs et de son application est généralement identifiée Service ou Division (selon la place qu’elle occupe dans la hiérarchie organisationnelle) de la gestion des documents ou des archives.

Or, dans un contexte de gouvernance documentaire où la fonction de ce centre de responsabilité consiste à contribuer à la transmission des savoirs et des savoir-faire et à accompagner les utilisateurs des documents afin de leur permettre d’accroître leurs compétences dans la gestion de leurs documents, une nouvelle dénomination s’impose. Elle se doit d’être signifiante afin de bien marquer la responsabilisation de l’ensemble du personnel dans la gestion de la ressource qui documente les activités quotidiennes et qui constitue la mémoire institutionnelle.

Ainsi, pourquoi pas une appellation telle que Service ou Division du soutien à la gestion intégrée des documents? Elle évoque à la fois la mission de conception et de développement des outils techniques de gestion documentaire (politique, schéma de classification, règles de conservation, normes, procédures…) que d’assistance à leur apprentissage, à leur déploiement, à leur mise en application et à leur maintenance.

Les processus de constitution des dossiers en format papier, technologiques et hybrides et la gestion responsable de leur cycle de vie étant impartis à tous les membres des équipes de travail de l’organisation, ceux-ci pourront identifier rapidement la source de support professionnel ou technique dont ils pourront bénéficier de la part de l’équipe de gestion documentaire à leur service.

À suivre : Privilégier avant tout un projet administratif

Michel Roberge

485 - Fiction ou réalité : la vie cauchemardesque des archivistes prestataires

Je suis tombé par hasard sur ce texte intitulé « Le métier d’archiviste prestataire » publié le 20 octobre 2011 sur le site de lariposte.com et je me suis demandé s’il s’agissait d’un canular ou d’un scénario de film d’épouvante. De paragraphe en paragraphe, sentant la tension monter, j’étais certain que l’accumulation des faits colligés allait se terminer dans un bain de sans bon sens, à la manière de « Massacre à la tronçonneuse ».

Comme on dit au Québec : « Non, mais ça s’peux-tu » des patrons aussi démoniaques et « maniganceux » ? Un thriller dans l’univers de l’archivistique. J’anticipe déjà le succès au box-office ! Réveillez-moi si je rêve.

En tout cas, si les faits rapportés sont véridiques, c’est un segment du métier qui est pris en otage et une pratique qu’il faut effectivement dénoncer.

Michel Roberge

484 – Les documents d’activités

Les premières normes ISO de la série 30000 (30300 et 30301) sont maintenant publiées. Elles portent sur la « gestion des documents d’activité » expression retenue par les collègues européens en lieu et place de « Records Management ». Je considère que cela a plein de sens puisque les documents qui nous intéressent, nous du métier, sont créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités de gestion interne ou de mission d’un organisme sur lesquelles repose la logique hiérarchique des rubriques d’un schéma de classification.

J’utiliserai désormais cette dénomination (en remplacement de « gestion des documents administratifs »). Il en sera ainsi dans mon entreprise dans nos documents de marketing, nos propositions d’affaires et nos livrables en conformité avec ces documents normatifs.

Michel Roberge

483 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 6

Une responsabilité à officialiser dans les descriptions de tâches et dans les attentes signifiées du personnel

La responsabilisation de la gestion tangible des documents pour l’ensemble du personnel d’une organisation, tout niveau d’emploi confondu, passe assurément par l’ajout dans les descriptions de fonctions, dans les descriptions individuelles des tâches et dans les objectifs annuels (attentes signifiées). Une collaboration étroite avec l’unité administrative responsable de la gestion des ressources humaines en lien direct avec les gestionnaires de chaque groupe de travail s’impose.

Pour tous les gestionnaires, les tâches ajoutées à celles qui leur incombent déjà devraient s’articuler, entre autres, autour de la mise en place des conditions favorisant la prise en charge au quotidien de la gestion des documents tant en format papier que technologiques par chaque membre de l’équipe. Et ce, avec l’appui et le soutien de professionnels,les du métier. Une obligation de résultats sectoriels devrait faire partie de leur évaluation annuelle.

Pour les membres de chaque équipe sectorielle, des tâches précises et récurrentes relatives à l’enregistrement, au classement et à la gestion du cycle de vie de tous les documents créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités qu’ils réalisent en conformité avec les exigences du système organisationnel de gestion intégrée des documents (GID). Ils doivent pouvoir compter sur l’appui de leurs gestionnaires et sur le soutien et l’accompagnement de ressources professionnelles ou techniques du métier.

Cette incrustation des fonctions de gestion documentaire d’une organisation dans les tâches quotidiennes, en parallèle aux activités métier de chaque employé ne peut évidemment se faire sans la volonté affirmée du ou des dirigeants.

À suivre : L’image de marque de l’unité administrative responsable du système de GID

Michel Roberge

Hors série : Gouvernance de l’Information & valorisation du patrimoine informationnel de l’entreprise : du concept au concret

Le 22 novembre 2011, autour d’un petit-déjeuner convivial, se tiendront à Paris des échanges sur des sujets qui m’intéressent au plus haut point :

• Comment fédérer archives papier et patrimoine électronique sous la même "gouvernance"?

• Comment la gouvernance de l'information aide à garantir la conformité réglementaire (et à réduire les risques de ne pas être conformes) ?

• La gouvernance de l'information est-elle aussi un moyen de réduire les coûts et d'augmenter la valeur "business" de l'information ?

Dommage que Paris ne soit pas en banlieue de Québec! :-) J’y serais déjà inscrit.

Michel Roberge

482 - Un bourreau sans papier

J’ai souvent l’impression que depuis que le microordinateur de table ou portable a été inventé, nous sommes constamment confrontés à une sorte de bourreau intransigeant (pourrait-il en être autrement de la part d’un bourreau). Forcés que nous sommes à créer et consulter nos fichiers informatiques et nos courriels comme s’ils étaient épinglés sur un mur, au ras de notre table de travail. Pas surprenant que tant de gens impriment encore autant de documents…

Aussi, je trouve très intéressant ce commentaire de François Bon sur le site de Tierslivre.net à propos de l’ergonomie de la lecture des documents technologiques :

« La lecture numérique, ça commence quand on quitte la lecture sur écran d’ordinateur pour disposer d’un objet à lire qui élimine l’écran vertical, et permet que la lecture devienne tout simplement posture du corps, transportabilité, invisibilité du support. »

Le jour où, dans un contexte bureautique, cette réalité remplacera de façon universelle les ordinateurs, le bureau « sans papier » deviendra-t-il plus rapidement une réalité ?

Michel Roberge

Hors série : Le 11 novembre 2011 à 11 h 11 et 11 secondes

Pour vous mettre l'eau à la bouche, c'est à ce moment précis que l'action de mon futur roman en gestation se terminera.

Michel Roberge

481 - L'innovation par l'information...

En complément à mes billets 477 et 480, je vous invite à lire cet intéressant commentaire de Jean-Pascal Perrein publié sur le site Points de vue sur l'information : gouvernance de l'information, gestion de l'information, ses usages, la gestion des réseaux et intitulé L'innovation par l'information vecteur de performance pour nos organisations.

Michel Roberge

480 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 5

Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 2. l’ensemble du personnel

L’ensemble du personnel d’une organisation, les acteurs principaux des outils techniques et technologiques de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, doit aussi développer des compétences en gestion documentaire. On doit leur transmettre la partie de savoir et de savoir-faire qui leur est requise pour qu’ils contribuent au processus de gestion des documents, particulièrement en ce qui a trait à la prise en charge de l’enregistrement des documents technologiques qu’ils produisent, qu’ils reçoivent ou qu’ils expédient. Ils doivent être considérés comme les véritables gestionnaires des documents organisationnels. Pour les documents en format papier, la formule des postes de classement sectoriels demeure l’option la plus porteuse de succès à la condition que les personnes qui en sont responsables développent aussi les compétences requises à leur gestion intégrée avec les composantes technologiques qui complètent les dossiers physiques dits hybrides.

Une gestion du changement qui mobilise les ressources humaines et qui valorise la fonction gestion documentaire : transfert de connaissance, assistance pour le démarrage du déploiement de la solution systémique et du système informatique, accompagnement sur le « comment faire », soutien et suivi proactif de la mise en application des règles de gestion, audits de conformité avec recommandations sur la manière d’améliorer les performances et optimiser les investissements initiaux… Sans oublier, bien sûr, l’intégration rapide de tout nouveau personnel afin d’assurer la continuité et la conformité du système de gestion de la mémoire organisationnelle.

Cet effort majeur d’appui à l’ensemble des utilisateurs des documents est exigeant. Exigeant une bonne dose de psychologie humaine pour les professionnels et les techniciens du métier qui doivent désormais se définir à 80 % comme des accompagnateurs dans l’action (20 % comme développeurs d’outils techniques). Exigeant aussi pour l’organisation qui doit réserver une grande part de ses investissements initiaux et récurrents afin de pérenniser l’ensemble des processus de gouvernance de ses documents.

À suivre : Une responsabilité à officialiser dans les descriptions de tâches et dans les attentes signifiées du personnel

Michel Roberge

479 - Livre blanc.2 : les normes ISO 30300

La version 2 du Livre blanc « Introduction à la série de normes ISO 30300 – Système de gestion des documents d’activité : intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 CN11 » [ouf!!!] est maintenant disponible.

On y apprend entre autres que le 15 octobre 2011, « les normes 30300 (Principes essentiels et vocabulaire) et 30301 (Exigences) ont fait l’objet d’un vote positif à 100%, y compris pour la version française ». Le document confirme l’expression « documents d’activité » pour traduire en français le mot « records ».

J’appuie ce choix judicieux puisque les documents dont il est question documentent les activités d’une organisation.

Michel Roberge

478 – La notion de transfert

Dans leur texte sur La preuve des documents technologiques (voir billet 471), Vincent Gautrais et Patrick Gingras définissent le transfert comme le « passage d'un support à un autre ou d'une technologie à une autre ». Ils attirent notre attention sur deux hypothèses de transfert.

1. Aucun changement de support mais changement de technologie :

« transformer un document de format DOC (Word) en format PDF afin de le conserver sur le disque dur de son ordinateur ou de transformer une vidéo de format AVI en format MPEG afin de la conserver sur une clé USB ».

2. Changement de support et changement de technologie :

« C'est par exemple l'hypothèse de notre fichier en format DOC (Word) qui, plutôt que d'être copié sur un même support, tel le disque dur d'un autre ordinateur, est transformé en format PDF et enregistré sur une clé USB. De même, l'enregistrement sur une clé USB en format PDF d'une page Internet constitue un transfert, tout comme l'impression d'un courrier électronique sur une feuille de papier ».

Gautrais et Gingras nous présentent alors une liste d’exemples qui peuvent être considérés comme des transferts selon le Code civil du Québec :

« - un fichier en format DOC (Word) est imprimé sur une feuille de papier;
- le texte d'une feuille de papier est numérisé et sauvegardé dans un fichier en format PDF sur le disque dur d'un ordinateur;
- un fichier en format DOC (Word) enregistré sur le disque dur d'un ordinateur est transformé en format PDF et enregistré sur le même disque dur de l'ordinateur;
- un fichier en format DOC (Word) enregistré sur le disque dur d'un ordinateur est transformé en format PDF et enregistré sur une clé USB;
- un fichier en format HTML (Page Internet) disponible via le fureteur d'un ordinateur est sauvegardé en format PDF et enregistré sur une clé USB ;
- un courrier électronique reçu via une boîte de courriers électroniques Hotmail est imprimé sur une feuille de papier ».

Très éclairant cet article sur plusieurs autres aspects de la preuve documentaire dans un contexte de création et de conservation des documents technologiques.

Michel Roberge

477 – Gouvernance documentaire 101 – Leçon numéro 4

Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 1. les gestionnaires

Depuis que les outils de bureautique et les solutions logicielles de courriels ont fait leur apparition dans les organisations, tous (personnel d’encadrement, professionnel, technique et de soutien) sont instantanément devenus des « gestionnaires de documents ». Traditionnellement, dans un organisme soucieux d’une gestion efficace et efficiente des documents en format papier, celle-ci était stratégiquement confiée à des personnes responsables de postes de classement physiques. Pour les documents technologiques (fichiers informatiques, courriels, images numériques issues de la numérisation…), tout un chacun a été laissé à lui-même : sans méthodes de travail, sans formation, sans appui, sans soutien si ce n’est que pour la manière de sauvegarder dans un répertoire quelconque les fichiers créés et, parfois, les courriels expédiés ou reçus.

Toutes ces personnes ont besoin de développer des compétences en gestion des documents technologiques intégrée à celle des documents en format papier. À commencer par les gestionnaires responsables d’unités administratives qui doivent faire des choix sur le déploiement de la solution systémique et logicielle. Un volet professionnel de notre cœur de métier consiste à leur transmettre notre savoir et notre savoir-faire, à les accompagner et à les assister dans leur responsabilité de mise en application du système de gestion intégrée des documents (GID) dans leurs secteurs :

• déterminer la portée du déploiement,
• établir un échéancier de réalisation,
• les aider à rédiger des ajouts aux descriptions de tâches et aux attentes signifiées quant aux responsabilités de gestion documentaire,
• planifier le rythme des interventions initiales et ponctuelles auprès de leurs employés,
• mettre en place un processus d’audits de conformité,
• assurer le transfert des connaissances lors de leur remplacement à la suite de leur départ…

Voilà autant de tâches de niveau professionnel parties intégrantes d’un plan de gouvernance documentaire axée en priorité sur les acteurs principaux artisans de la valorisation de la mémoire organisationnelle consignée dans les documents et les dossiers de l’organisme.

À suivre : Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents : 2. l’ensemble du personnel

Michel Roberge