82 – Support, format, contenant et type de document

Dans la littérature et dans la documentation de système de gestion documentaire, il y a parfois confusion entre les notions de support d’information, de format, de contenant et de type de document. Par exemple, dans la phrase suivante, on mélange des pommes avec des oranges et des carottes : « Notre fonds documentaire est composé de microfiches, de fichiers bureautiques, de chemises de classement et de correspondance ».

Les supports – Dans les organisations d’aujourd’hui, il existe deux grandes familles de supports qui peuvent porter de l’information : le papier et les supports technologiques (les microformes - microfilms en rouleau, microfiches, cartes à fenêtre… -, les films, les supports électromagnétiques, les supports optiques, les supports électroniques…).

Les formats – Le papier se décline sous différents formats dont les principaux sont nord-américains et européens, les microformes et les films selon la largeur de la bande (8mm, 16mm, 35mm…). Les supports optiques se présentent sous forme de cédéroms, de dévédés, de Blu-rays… alors que les fichiers informatiques existent sous différents formats identifiés par l’extension qui en accompagne le nom (.doc, .xls, .pdf, .jpg…).

Les contenants – Les supports d’information sont généralement rangés dans des contenants afin de la protéger et de faciliter leur manipulation. Ainsi, le papier est généralement classé dans des chemises de classement, des pochettes extensibles, des boîtiers…, les microformes dans des pochettes, des cassettes, des boîtiers… De plus, les contenants sont généralement utilisés dans une hiérarchie de contenants : par exemple, les chemises de classement dans des tiroirs de classeurs situés dans des postes de classement, les fichiers informatiques dans une hiérarchie de répertoires sur des unités de disques de serveurs ou dans des clés USB. Au besoin, les contenants peuvent être divisés en volumes afin d’en répartir le contenu.

Les types de documents – Enfin, il existe une très grande variété de types de documents selon la mission, les fonctions et les activités de chaque organisation : avis d'appel d'offres, avis de convocation, baux de location, bilans, bons de commande, cahiers des charges, catalogues, chèques, communiqués de presse, comptes à payer, comptes clients, constats d'infraction…

Michel Roberge

81 - Un nouveau livre électronique plus mince et plus puissant : Kindle 2

Le distributeur américain sur Internet Amazone.com a lancé la nouvelle version de son livre électronique Kindle. Cet appareil permet de stocker environ 1500 titres et pèse moins de 300 grammes. Nouveau design, meilleure qualité d’affichage (16 nuances de gris) ; les pages peuvent être tournées automatiquement.

Selon le PDG d’Amazone, le Kindle 2 « reprend tout ce que [leurs] clients disaient aimer sur la version originale, mais il est simplement plus fin, plus rapide, avec une batterie à la durée de vie plus longue, et capable de contenir des centaines de livres supplémentaires. Son prix, 359 $ US, le même que la première version.

Rappelons que le Kindle se connecte à Internet afin de télécharger des contenus (livres numérisés, journaux et magazines…). L'utilisateur peut également transférer ses propres documents en reliant l'appareil à un ordinateur par liaison USB ou en les envoyant par courrier électronique au prix de 0,10 $ US par envoi. Les documents Word et divers formats d'image sont alors convertis par Amazon après l'envoi par courrier électronique afin de pouvoir être lus sur le Kindle. Il est aussi possible d'accéder au Web au moyen d’un navigateur intégré.

Une des caractéristiques de cette tablette est qu’elle peut aussi lire un texte « à haute voix ». Or, cette fonctionnalité est une cause d’inquiétude de la part du syndicat des écrivains américains, la Author's guild, qui estime que les éditeurs sont en droit de l'interdire parce qu’elle concurrence directement le secteur des livres audio qui, aux États-Unis, a réalisé un milliard de dollars de chiffre d'affaires en 2007. La guilde souhaite que les éditeurs puissent interdire à Amazon, par contrat, d'ajouter une fonction audio à leurs livres électroniques, sauf avec autorisation. Amazon pourrait alors respecter cette clause en ajoutant un programme empêchant la lecture à haute voix d'un livre tant que le distributeur n'aurait pas acquis les droits nécessaires.

Il y a toujours un revers à une médaille!

Michel Roberge

80 – Des organisations papyro-technologiques

Autrefois, les organismes publics et les entreprises privées n’utilisaient que le papier comme support d’information pour constituer leur mémoire organisationnelle. Sans sans rendre compte, en intégrant la micrographie comme technologie complémentaire ou comme substitut au papier, elles ont lentement amorcé leur mutation les amenant à devenir des organisations papyro-technologiques. Ce mouvement a repris de plus belle avec l’apparition des premiers appareils de traitement de textes au début des années 80 et s’est progressivement accéléré avec le passage de l’informatique « lourde » à la micro-informatique, avec la démocratisation rapide des outils de bureautique, l’arrivée de l’Internet et la disponibilité des nouveaux supports optiques et électroniques.

Aujourd’hui, la mémoire de toutes les organisations repose sur une combinaison de « documents en format papier » et « documents technologiques ». C’est une réalité indéniable. Le seul hic, à mon avis, c’est que l’approche conceptuelle et opérationnelle de la gestion de cette mémoire n’a pas suivi le rythme. Combien d’organisations sont actuellement dépassées par l’absence de systèmes pour exploiter au maximum la jungle des fichiers informatiques sur leurs serveurs de fichiers et dans les boîtes de courriels en lien avec les dossiers physiques, ces deux ensembles étant encore gérés en parallèle? Dans un contexte papyro-technologique, il semble plus qu’évident que le concept de gestion intégrée des documents (GID) se présente comme l’une des solutions les plus porteuses d’avenir, faisant le pont entre les systèmes traditionnels de gestion documentaire et les systèmes de GÉD.

Michel Roberge

79 – La propriété de l’information

Vous avez certainement entendu parler qu’en février 2009, Facebook avait subrepticement tenté de s’approprier des contenus publiés par ses 85 000 membres et cela même après la fermeture de leur compte. Une ligne de texte modifiée dans les conditions d’utilisation a provoqué la colère de nombreux utilisateurs. Confronté à la controverse, le cofondateur du site, Mark Zuckerberg, n’a eu d’autre choix que de revenir aux anciennes conditions d’utilisation.

Cette situation problématique m’a amené à m’interroger sur l’attitude de certains éditeurs de logiciels de gestion documentaire qui, lorsque leur client décide de changer de produit, chargent des coûts parfois extraordinaires pour extraite des données qui y sont consignées. Les données n’appartiennent-elles pas à l’organisme utilisateur d’une licence de logiciel? Personnellement, je trouve inacceptable une telle situation. L’éditeur de logiciel fournit un contenant : l’utilisateur de la licence y enregistre les informations dont il est pleinement propriétaire. Aux éditeurs de prévoir des mécanismes d’extraction des données sans pénaliser les organisations qui souhaitent muter vers des solutions qui répondent davantage à leurs besoins !

Michel Roberge

78 – MoReq2 enfin en français

En décembre 2008, à l’occasion de la 5e conférence du DLM Forum qui se tenait à Toulouse sous le thème La gestion de l’information et des archives électroniques en Europe : réalisations et nouvelles directions, la direction des Archives de France, en partenariat avec l’Association des Archivistes français, a publié sur son site, la traduction française de MoReq2, Modèle d’exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique (en anglais : « Model Requirements for the Management of Electronic Records ». Bien que ce texte soit adapté au contexte européen, sa disponibilité en français est une excellente nouvelle. Je vous invite à le consulter : le Chapitre 0 qui présente le MoReq2 dans l'environnement français, le Texte principal ainsi que les Annexes.

Rappelons que le Forum DLM a été fondé à partir des conclusions du Conseil de l’Union européenne concernant la coopération dans le domaine des archives. Cette association regroupe des membres d’organisations du secteur public, de la recherche et du secteur privé des États de l’Union européenne incluant la Commission européenne. DLM est un acronyme de « Document Lifecycle Management » ou, en français, « données lisibles par machine ».

Michel Roberge

77 – Site intéressant sur les livres électroniques

J’attire votre attention sur un site Web que je viens de découvrir : Read an e-book week. Son auteur, Rita Y. Toews, s’est donné comme objectif non commercial d’informer le grand public sur les plaisirs et les avantages de la « lecture électronique » et de fournir les informations les plus récentes sur ces nouvelles technologies. Vous y trouverez un historique de la technologie e-book ainsi qu’une liste des différents appareils disponibles sur le marché, des fournisseurs d’appareils ainsi que des éditeurs de livres électroniques. Pour ceux et celles qui veulent toujours savoir « comment ça fonctionne ? », une section du site explique les principes de l’affichage e-ink. Rita Y. Toews est personnellement impliquée dans la promotion des tablettes de lecture électronique étant elle-même une auteure qui publie ses livres sous forme électronique.

Michel Roberge

76 – L’impact de la baisse des prix des supports de stockage informatique

Le 20 janvier 2009, le site Les Affaires.com y allait des prédictions des professionnels de Samson Bélair/Deloitte & Touche sur les nouveautés technologiques qui doivent marquer l’année 2009. Une d’entre elles m’a particulièrement intéressé. Elle concerne les coûts cachés du stockage des documents technologiques.

Comme le prix des unités et des outils de stockage a chuté de façon importante au cours des dernières années, les entreprises ont maintenant tendance à conserver des copies d’à peu près n’importe quoi de sorte qu’il peut devenir très couteux de retrouver l’information désirée dans des accumulations importantes de fichiers de toutes sortes, y compris parmi les copies et les versions obsolètes. La recommandation de Deloitte : y penser à deux avant de déployer des procédures de sauvegarde de masse et envisager l’utilisation de solutions logicielles spécialisées permettant d’éliminer, entre autres les doublons.

Si vous permettez que j’y ajoute mon grain de sel, il y a là une belle illustration que la mise en place d’un système de GID ainsi que d’un logiciel de gestion du cycle de vie des documents en format papier et technologiques permettra un meilleur contrôle sur la conservation de l’information utile et de l’élimination de celle qui doit être détruite en toute sécurité.

Michel Roberge

75 – Dix arguments en faveur d’un système de gestion documentaire

Vu sur le blogue DEANIE OUEBLOG (Blog sur les sciences de l’information et la gestion de contenu) désormais référencé sur ce blogue :

· Les entreprises dépensent environ 20 $ pour classer un document, 120 $ pour trouver un document mal classé et 220 $ pour reproduire un document perdu.

· 7,5 % de tous les documents se perdent alors que 3 % d’entre eux sont mal classés.

· Les professionnels dépensent de 5 à 15 % de leur temps à lire de l’information et jusqu’à 50 % pour la trouver.

· Un document est photocopié en moyenne 19 fois.

· Il y a plus de 4 000 milliards documents en format papier aux États-Unis seulement etleur nombre grimpe de 22 % par année selon Price Waterhouse Coopers.

· En 2007, un employé recevait environ 18 Mo de courriels par jour. En 2011, on estime qu’il en recevra au-delà de 28 Mo par jour.

· Selon Radicati Group, un employé envoie et reçoit environ 133 courriels par jour.

· Selon Captaris, il coûte 6 200 $ par année pour opérer un télécopieur alors que le temps moyen pour envoyer manuellement une télécopie est de 8 minutes.

· L’envoi d’un colis par courrier coûte, en moyenne, entre 8 et 15 $.

· En 2008, le coût de l’espace de bureau a augmenté de 19 % selon Office Space Across The World.

À l'origine, ces statistiques ont été publiées sur le blogue de Digital Landfill où on retrouve un billet extrait d’une présentation de Pam Doyle’s (du groupe Fujitsu et membre de l’AIIM) - Enterprise Content Management Association - qui démontre la nécessité d’assurer une bonne gestion documentaire.

Sandra Lacroix

74 – Nivellement désolant vers le bas

Depuis quelque temps et encore dernièrement, on constate, au Québec, que dans un certain nombre d’appels d’offres publics (marchés publics) ou sur invitation pour des produits ou des services liés à la gestion documentaire, une tendance désolante à réduire les critères de qualité. Des clauses de contrôle de la qualité « non applicables » voisinent des demandes au plus bas prix, sans égard à l’expertise, au savoir-faire ou à l’expérience des fournisseurs. Il s’en suit une guerre inconsidérée de prix avec comme conséquence l’implication de ressources humaines qui n’ont généralement pas la formation technique ou professionnelle, ni d’expérience concrète du métier. Bien plus, les firmes soumissionnaires sont aussi des entreprises généralistes de placement de personnel qui n’ont aucune compétence reconnue en gestion documentaire en général ou dans certains processus spécifiques comme le traitement des documents, les travaux préparatoires à la numérisation des documents, la numérisation des documents…

Cette pratique qui vise à réduire les coûts des opérations dans une période économique difficile me semble relever d’une politique à courte vue. Mais à toute chose il y a un juste prix. Comment des entreprises sérieuses spécialisées en gestion intégrée des documents peuvent-elles continuer à accroître leur expertise pour en faire profiter un plus grand nombre d’organisations, voire même pour exporter leur savoir-faire, si on les force à couper dans la qualité des ressources, des produits et des services? Si pour gagner un appel d’offres il faut rémunérer son personnel au salaire minimum, je ne vois pas comment il est possible d’assurer le niveau de qualité requis pour aider un tiers à gérer adéquatement les ressources probablement les plus difficiles à gérer dans une organisation : les ressources documentaires.

À quoi servent la recherche et le développement de méthodologies, de principes directeurs et de bonnes pratiques qui reposent sur la rigueur dans les processus d’affaires si ces investissements ne sont pas considérés par les donneurs d’ouvrage? Je prends aussi pour exemple l’établissement de schémas de classification. Cet outil est la pierre d’assise d’un système de gestion intégrée des documents. Et pourtant, les organisations qui souhaitent se faire accompagner dans cet exercice d’architecture de leurs séries documentaires ne se soucient guère de la qualité structurelle du résultat. Il en résulte des arborescences à la logique souvent douteuse mixant à la fois des activités, des objets de gestion, des types de documents, des noms d’organismes, des dossiers… Comme le disait Molière, un « melting pot » classificatoire! Et le client n’y voit que du feu dans l’économie de bout de chandelle qu’il a su arracher à l’un de ses fournisseurs. Ce qu’il ne sait pas, c’est que dans quelques années, il aura peut-être à recommencer le même exercice croyant qu’il est normal de remettre cent fois sur le métier son ouvrage! Dans toutes les professions, il y a des gens sérieux dont les services qui ont un juste prix ont aussi une pérennité certaine. Il y a aussi beaucoup de place et parfois même de reconnaissance pour l’improvisation qui donne l’impression d’une économie projetée sur un écran de fumée. C’est bizarre, mais lorsqu’un viaduc s’écroule et que l’on constate qu’il n’avait pas été construit selon les règles de l’art…

En tant que spécialistes de la gestion intégrée des documents, nous devons dénoncer ces situations. Pas surprenant d’entendre encore de nos jours que lorsqu’il y a des postes ou des ressources à couper dans le budget d’une organisation, c’est le secteur de la gestion documentaire qui écope en premier. Quand l’offre n’a pas beaucoup de valeur ou de crédibilité, il est difficile d’en justifier la raison d’être. Personnellement, après bientôt 34 ans sur le terrain, j’en viens parfois à m’interroger sur la pertinence d’avoir investi et de continuer d’investir autant de temps dans la recherche pour toujours mieux faire en offrant des produits et des services dont le rapport qualité-prix est le plus équilibré possible.

Michel Roberge

73 - Heureusement, il ne s’agissait que de vieilles archives!

Le 30 janvier 2009, un incendie s’est déclaré dans les caves du Palais de justice de Dinant, en Belgique. L'incendie a détruit une partie des archives qui y étaient entreposées. « Mais comme il s'agit de vieilles archives, ce n'est heureusement pas grave », a expliqué Cédric Visart de Bocarmé, le procureur général de Liège qui s'est rendu sur place.

Merci à Katya Borrás pour avoir attiré mon attention sur ces propos si éloquents publiés sur le site d'Info RTBF, la radio belge de langue française à destination de l'étranger.

Michel Roberge

72 - En faveur d’un .qc

Saviez-vous qu’un organisme sans but lucratif qui regroupe des pionniers de l'Internet au Québec fait des représentations pour l’obtention d’une extension générique propre au Québec ? En effet, Point Québec a mis sur pied un registre et souhaite offrir des services de réservation et d’attribution de noms de domaine. Cette démarche s’inscrit dans un mouvement des internautes du monde entier qui sentent de plus en plus le besoin de s'afficher sur le web en affirmant leur identité. La Catalogne a déjà son .cat. Des villes comme Paris, Berlin, New York… auraient entrepris des démarches dans ce sens.

Sur son site où il est possible de manifester son appui, Point Québec mentionne que la « plupart des noms de domaine ne respectent pas les caractères typographiques avec accent de la langue française. Les .com le respectent, mais pas le .ca. Le registre PointQuébec respectera la norme IDN (Internationalized Domain Name) permettant des caractères non définis par le standard ASCII, tels les caractères accentués. Une autre dimension qui respecte notre identité. » …et qui respecte les normes de l’Office québécois de la langue française.

Peu de gens savent également qu’en juin 2008, l'Assemblée nationale du Québec a adopté cette motion à l'unanimité de ses membres : « Que l'Assemblée nationale appuie l'initiative des promoteurs de l'organisme PointQuébec auprès de l'Internet Corporation for Assigned Names and Numbers pour l'obtention d'une extension générique de premier niveau dans l'Internet exclusive au Québec. Qu'elle appuie cette demande pour aider au succès de nos entreprises et faire progresser les intérêts du Québec sur la scène internationale ».

Si vous êtes d’accord avec la démarche, je vous invite à faire comme moi et à l’appuyer.

Michel Roberge

71 - La fragilité des documents technologiques

Les documents technologiques sont les documents qui font appel aux technologies de l’information. Entrent dans cette catégorie les documents stockés sur des cédéroms-R et des dévédé-R : des disques inscriptibles et non modifiables pour en assurer l’intégrité et la valeur juridique. Mais qu’en est-il de la pérennité de ces documents, particulièrement ceux qui ont une longue durée de vie utile ou qui doivent être conservés en permanence comme documents d’archives ?

On est tous d’accord pour reconnaître que les informations gravées sur des stèles il y a plusieurs milliers d’années ou inscrites sur des supports antérieurs à l’utilisation généralisée du papier seront toujours consultables par les futures générations. À condition bien sûr qu’on en assure la protection physique. On ne peut probablement pas en dire autant pour l’information fixée au cours des dernières décennies sur du papier dont la qualité s’amenuise, au moyen d’encres de bas de gamme ou de poudre d’encre plus ou moins permanente. Par contre, si on en croit un article paru en 2008 dans la revue québécoise Direction informatique, les informations « brûlées » sur des cédéroms-R ou des dévédés-R risquent de disparaître comme par magie dans des délais trop courts.

Et cette réalité semble être connue depuis 2006 : un physicien d'IBM, spécialisé en stockage de données, Kurt Gerecke, a démontré que les cédéroms-R n'avaient une durée de vie que de 2 à 5 ans. Ce constat ne prenait pas en compte la qualité des disques, leurs marques, les méthodes d'enregistrement, la température et l'éclairage dans les lieux de conservation, leur manipulation et les modes de stockage. En tenant compte de ces paramètres, des organisations telles que Bibliothèque et Archives Canada ou l’Optical Storage Technology Association ont affirmé que cette durée de vie pourrait potentiellement osciller entre 5 et 200 ans, voire même entre... 50 et 200 ans. Et pour remettre de l’huile sur le feu, l’encyclopédie Wikipedia avait déjà attribué aux dévédés-R une durée de vie variant entre 3 et 25 ans. Cette information a toutefois été retirée de ses pages. Comme on peut le constater, on marche sur des œufs!

J’ai souvent l’occasion de soulever cette problématique de la fragilité de la nouvelle mémoire en plastique de l’humanité dans des activités de formation et de perfectionnement que je dirige. Et je partage aussi l’opinion de Franck Laloë, Directeur de recherche au CNRS, qui déclarait dans le magazine Pour la science : « Jamais, dans son histoire, l'humanité n'a utilisé des techniques aussi instables pour conserver et transmettre l'information aux générations futures. […] pour une raison mystérieuse, il semble exister une espèce de tabou qui fait que la gravité du problème est passée sous silence. » Et dire qu’on s’apprête à stocker encore davantage d’information sur des Blu-ray.

La mise en place de programmes périodiques de migration des supports technologiques est plus que jamais requise dans les organisations qui souhaitent préserver leur mémoire corporative!

Michel Roberge

70 – Nouvelle publication sur la GID

En 1983, j’ai publié le premier ouvrage en français sur le Records Management : La gestion des documents administratifs, traduit en catalan. En 1992, à l’occasion du Congrès international des archives qui se tenait à Montréal, je récidivais avec un manuel intitulé La gestion de l’information administrative : application systémique et systématique. Huit ans plus tard, ce volume était actualisé sous le titre de L’essentiel de la gestion documentaire, réédité en 2004 en lien avec la norme ISO 15489 dont il existe une version pour la Francophonie et une autre version disponible en espagnol.
Le métier, les bonnes pratiques et les concepts évoluant, il est maintenant temps de consigner le tout dans une nouvelle publication disponible au printemps. Ce nouveau manuel s’intitulera La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques : documents administratifs, documents d’archives, documentation de référence. Il sera la synthèse des connaissances, du savoir-faire et de l’expertise acquis au cours de la trentaine d’années d’expériences vécues sur le terrain dans mes premières fonctions de conseiller en gestion documentaire et, depuis 1985, par l’équipe de mon entreprise de multiservices en gestion intégrée des documents.

J’ai donc amorcé la rédaction d’un plan qui évoluera au cours des prochaines semaines. Je vous en offre, en primeur, l’énoncé des chapitres :

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Première partie : L’environnement d’un système de GID
1. Une organisation et ses caractéristiques
2. Le concept de GID
3. Les ressources à gérer
4. L’environnement normatif
5. L’environnement légal et réglementaire
6. Les métiers de la GID

Deuxième partie : La gestion d’un projet de GID
1. La conception du système
2. Le développement du système
3. Le déploiement du système
4. Le contrôle et l’évaluation du système

© 2009 – Tous droits réservés – Michel Roberge et GESTAR Solutions documentaires

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Vous êtes intéressés à suivre, au cours des prochaines semaines, l’évolution de l’écriture de ce document pédagogique, vous pourrez consulter, à compter du vendredi 6 février et à partir d'un lien sur cette page, un plan de rédaction évolutif mis à jour à toutes les deux semaines. Si vous avez des commentaires ou des suggestions, je vous invite à me les transmettre par courriel. Un "work in progress", une première dans l’édition d’un tel ouvrage.

Michel Roberge