284 – Nouvelles normes à l’horizon - 4. Le projet de norme ISO/DIS 16175-3

Dans la série Information et documentation, ISO a proposé, en mai 2010, sous forme de « Draft International Standard » (DIS), pour adoption par le comité TC 46/SC 11, deux projets de normes sous le titre général de Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau dont la partie 3 : Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les systèmes d’entreprise (disponible uniquement en version anglaise).

Après avoir présenté en introduction la portée de cette norme, les intervenants visés ainsi que les relations avec d’autres normes, ce document de 78 pages se divise en deux grandes parties :

Lignes directrices – informations générales sur l'importance du Records Management, principaux termes et concepts, processus pour déterminer la nécessité d’identification et de gestion des documents d'une organisation au sein des systèmes d'entreprise. Cette section présente également certains des problèmes et propose une démarche à considérer lors de la révision, de la conception, de l'achat ou de l’amélioration des systèmes de l'entreprise pour y incorporer des fonctionnalités de gestion documentaire.

Exigences fonctionnelles – vue d'ensemble de haut niveau des exigences fonctionnelles pour les « records » qui peuvent être intégrés à un système d'entreprise, éléments obligatoires et facultatifs, exigences fonctionnelles de gestion de systèmes d'entreprise.

En annexe, on y trouve un lexique, une démarche proposée pour la gestion d’un projet de mise en place d’un nouveau système de gestion du cycle de vie des documents et une brève bibliographie

La période de consultation des membres votants d’ISO s’est terminée le 7 juin 2010.

Michel Roberge

283 – Nouvelles normes à l’horizon - 3. Le projet de norme ISO/DIS 16175-1

Dans la série Information et documentation, ISO a proposé, en janvier 2010, sous forme de « Draft International Standard » (DIS), pour adoption par le comité TC 46/SC 11, deux projets de normes sous le titre général de Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau dont la partie 1 : Aperçu et déclaration de principe (disponible uniquement en version anglaise).

Après avoir présenté en introduction la portée de cette norme, les intervenants visés ainsi que les relations avec d’autres normes, ce document de 25 pages se divise en quatre parties complétées par un lexique : les bonnes pratiques de gestion des documents électroniques et le rôle de la solution logicielle de gestion documentaire, les principes de gestion relatifs aux « records » et aux systèmes de gestion des documents, les facteurs de succès et de risque, les aspects financiers et organisationnels. Le tout est complété par une liste de documents normatifs similaires produits par différents pays.

La date ultime de la période de consultation des membres votants d’ISO était le 7 juin 2010.

À noter que la norme 16175-2 Guidelines and Functional Requirements for Records in Electronic Offices était en préparation au moment de la publication de ce billet.

Michel Roberge

282 – Polar et considérations documentaires

Dans son roman L’épouvantail (Paris : Seuil, 2010), Michael Connelly permet à son héros, le journaliste Jack McEvoy, de nous livrer quelques commentaires (qui rejoignent peut-être sa propre opinion) sur certains aspects de la gestion des documents en format papier et technologiques :

« [...] nous longeâmes un couloir dont on avait rétréci la largeur et y installant une rangée de meubles classeurs sur toute la longueur du mur doit. J’étais sûr que ça contrevenait au règlement anti-incendie. » (p. 84-85)

« Le monde était passé au numérique et il ne me surprenait pas que la transcription de neuf heures d’interrogatoire d’un type accusé de meurtre soit passée de la police au procureur, puis du procureur à l’avocat de la défense sous forme de fichier électronique. Avec un total de neuf cent vingt-huit pages, imprimer et réimprimer un tel document aurait coûté cher, surtout si l’on considère qu’il ne se serait agi là que d’une pièce de dossier dans un système judiciaire qui en traite des milliers tous les jours. […]

Après avoir transféré les fichiers dans mon ordinateur, je les expédiai tous par e-mail au centre de photocopie du journal de façon à en avoir des copies papier. De la même façon que je préfère un journal qu’on peut tenir dans sa main à sa version numérique, j’aime bien avoir des versions papier des pièces sur lesquelles je m’appuie pour écrire mes articles. » (p. 89-90)

Michel Roberge

Bonne Fête nationale du Québec!

À l'occasion de la Fête nationale du Québec 2010, je reproduis ci-dessous ce texte publié sur le site officiel de la Fête :

En 2010, la Fête nationale célèbre l’étincelle qui a fait de nous des patenteux allumés, des inventeurs inspirés, des bricoleurs aux grandes idées et surtout des créateurs de talent. Inspirons-nous de ces hommes et femmes qui, à partir d’une idée, d’un rêve ou d’une folie, ont bâti une nation. Que ce soit sur une page blanche ou sur une scène, dans un atelier ou sur les hauteurs de la Baie-James, notre savoir-faire fait de nous un peuple de créateurs!

En traversant les océans, les artisans de tous les continents ont créé ici un monde nouveau. Persévérants, ils se sont inspirés des autochtones pour inventer de nouvelles façons d’imaginer la vie. Distincte par sa langue et sa culture, notre société n’est jamais restée captive de sa condition; elle s’en est au contraire servie comme d’un tremplin pour assurer sa croissance. Si bien qu’aujourd’hui le Québec est une communauté qui se développe par son énergie, sa détermination, son travail et par ses propres talents.

Créateurs de génie

De leurs mains, les Québécoises et Québécois ont dénudé la pierre, le bois, la glace et le sable pour que les éléments s’expriment et que s’imprime leur talent. Et les sabots de bois ont laissé leur place à l’artisanat, aux œuvres d’arts, aux inventions, aux techniques nouvelles et savantes, aux découvertes qui éclairent tous les domaines. Pionniers de la débrouillardise, les Québécois ne cessent d’innover. De la motoneige au bixi, ils ont mis leurs inventions au service des gens d’ici.

Créateurs d’imaginaire

Ambitieux, nos créateurs ont confié leur imaginaire aux idées les plus grandes. Aujourd’hui, que l’on soit devant un écran de cinéma ou d’ordinateur, à visionner le dernier succès populaire ou d’auteur, à découvrir le monde d’un super-héros virtuel ou à parcourir un nouvel univers, les créateurs d’ici ne sont jamais loin. Sur une scène ou dans une galerie, le talent québécois fait rêver. Et comme s’il ne suffisait pas de réinventer le cirque, nos artistes conquièrent les cœurs et les esprits, inspirés des rêves et des ambitions qui ont pris naissance dans notre coin du monde.

Créateurs d’avenir

Parmi tant de diversité, tout en partageant de si grands espaces communs, nous faisons en sorte que le Québec soit de ce siècle et non du siècle précédent. Si bien qu’aujourd’hui le savoir est la matière première de nos échanges. Si bien que notre plus grande richesse naturelle est notre créativité. Car la création, c’est notre or, notre pétrole à nous.

Cultivant l’innovation, les Québécois ont fait de leur talent notre meilleur ambassadeur. Elle a toujours, pour origine, le savoir-faire de ses artisans, nés ici ou venus s’y établir. Et l’avenir du Québec, c’est dans leur tête qu’il se prépare. Alors, soyons fiers de cette créativité qui, aujourd’hui, nous permet d’imaginer demain!

Bonne fête nationale à tous les québécois et à toutes les québécoises.

281 – Nouvelles normes à l’horizon - 2. Le projet de norme ISO/DIS 30301

Dans la série Information et documentation, ISO a proposé, en mai 2010, sous forme de « Draft International Standard » (DIS), pour adoption par le comité TC 46/SC 11 deux projets de normes sous le titre général de Système de management de l’information et des documents dont la norme 30301 Exigences (disponible uniquement en version anglaise).

Ce document de 33 pages s’appuie sur le modèle d’intervention PDCA (Plan, Do, Check, Act) proposé dans le projet de norme 30300 qui se découpe en sept volets : compréhension du contexte organisationnel, leadership, rôles et responsabilités, planification, soutien du personnel et communications, activités à réaliser, évaluation des résultats obtenus, maintenance du système.

Une première annexe présente sous forme de tableau les relations avec les normes 9001, 14001, 27001 et 30301. La deuxième annexe, plus intéressante, dresse la liste des processus et des contrôles requis pour la mise en place d’un système de gestion documentaire performant. La dernière annexe propose une grille d’auto-évaluation. Le tout est complété par une brève bibliographie.

La période de consultation des membres votants d’ISO se terminera le 21 octobre 2010.

À noter que trois autres normes complémentaires étaient en préparation au moment de la publication de ce billet :

30302 Management system for records – Implementation guide
30303 Management system for records – Requirements for bodies providing audit and certification
30304 Management system for records – Assessment guide

Michel Roberge

280 – Nouvelles normes à l’horizon - 1. Le projet de norme ISO/DIS 30300

Dans la série Information et documentation, ISO a proposé, en mai 2010, sous forme de « Draft International Standard » (DIS), pour adoption par le comité TC 46/SC 11, deux projets de normes sous le titre général de Système de management de l’information et des documents dont la norme 30300 Principes essentiels et vocabulaire (disponible uniquement en version anglaise).

Après avoir mis en contexte l’ensemble des normes actuelles et futures, le document de 23 pages présente d’abord les principes essentiels de ce qu’on appelle maintenant un Management System for Records (MSR) : les liens entre le MSR et le système de management, le contexte organisationnel, la nécessité d’un MSR, les facteurs de succès, la démarche d’un projet de MSR, le rôle de la haute direction, les relations avec les autres systèmes de gestion.

Le tout est complété par un lexique regroupant la terminologie relative aux « records », au « management », aux processus de « records management » et au « management system for records ». À noter particulièrement la définition de « Records » qui, en raison de son énoncé, nous amènent à conclure qu’il s’agit des documents finaux, officiels et terminés puisque ce sont ceux qui appuient des obligations légales, des transactions financières ou toute autre activité de fonctionnement sans égard au support, à la forme ou au format.

Une annexe présente enfin, sous forme d’intéressants diagrammes, les relations entre les différents concepts. Le tout est complété par une brève bibliographie.

La date ultime de la période de consultation des membres votants d’ISO est le 21 octobre 2010.

Michel Roberge

279 – La nouvelle ISO/DIS 16175 annonce-t-elle la mort annoncée de Moreq2 ?

Sur le site du magazine français Archimag, on y lit, sous la plume de Patrick Brébion :

« L’Organisation internationale de normalisation, Iso, a permis de voter en juin dernier la partie un et trois d'une nouvelle norme au nom « évocateur » de 16175. Derrière ce chiffre, se cache un document qui décrit fonctionnellement comment doivent être gérés les records. Une norme qui a pour vocation de devenir le référentiel international pour toutes les applications et systèmes à venir dans le domaine de records management. Ce, dans le secteur public comme privé. Parallèlement, la Commission européenne vient d’ouvrir une consultation sur une nouvelle version de Moreq, un modèle qui vise également le records management. L’adoption par les professionnels de la 16175 risque de provoquer à terme la disparition de Moreq. Un soulagement pour les professionnels qui travaillent ou fournissent des systèmes d’archivages et doivent jongler entre les différents référentiels existants ».

Il semble que cette nouvelle norme sur les Principes et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les environnements électroniques de bureau correspondrait au référentiel Moreq2 mais en plus simplifié, ce qui ne peut qu’être bien accueilli dans le métier.

La partie 1 s’intitule Aperçu et déclaration de principes alors que la partie 3 porte sur les Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les enregistrements dans les systèmes d'entreprise. Ces textes ne sont disponibles, pour le moment, qu’en anglais.

Michel Roberge

278 – Systèmes d’archives secrètes en Allemagne et en Argentine avant et après la Deuxième Guerre mondiale

Voici comment Bernie Gunther, le héros de Philip Kerr (Une douce flamme. – Paris : Éditions du Masque, 2010. pp. 239-240), décrit le fonctionnement de deux services d’archives politiques secrètes qui détenaient des renseignements personnels sur plusieurs centaines de milliers de personnes.

Berlin, 1935 – « À Berlin, tous les ennemis du IIIe Reich, réels ou supposés, étaient répertoriés dans le Fichier A, installé au siège de la Gestapo, dans Prinz Albrechtstrasse. Ce fichier, encore appelé le Fichier bureautique, était le système d'archivage judiciaire le plus moderne du monde. […] Il comprenait un demi-million de cartes sur des individus que la Gestapo considérait comme méritant d'être tenus à l'œil. Il s'agissait d'une sorte de grande roue, actionnée par un moteur électrique avec un opérateur attitré capable de localiser n'importe quelle carte parmi ce demi-million en moins d'une minute. Fervent adepte du vieil axiome selon lequel le savoir c'est le pouvoir, Heydrich l'avait surnommée sa roue de la fortune. […] En 1935, plus de six cents fonctionnaires travaillaient au seul service des archives de la Gestapo de Berlin. »

Buenos Aires, 1950 – « Il n'existait rien d'aussi perfectionné ni d'aussi conséquent à Buenos Aires, même si le système à la Casa Rosada fonctionnait assez bien. Vingt personnes, réparties en cinq équipes de quatre, se relayaient en permanence. Il y avait des dossiers sur les politiciens de l'opposition, les représentants des syndicats, les communistes, les intellectuels de gauche, les homosexuels et les leaders religieux. Ces dossiers étaient conservés sur des étagères mobiles actionnées par des manettes et catalogués en fonction du nom et du sujet dans une série de registres reliés en cuir appelés los libros marrones. L'accès aux dossiers était régi par un simple dispositif de signature, à moins que le dossier ne fût jugé sensible, auquel cas la consultation des los libros marrones était inscrite en rouge. »

Les romans de Philip Kerr reposent sur des recherches documentaires qui permettent d'intégrer ses personnages fictifs à ceux qui ont fait l'histoire. Une utilisation judicieuse des documents d'archives.

Michel Roberge

277 – Quand les archives permettent d’identifier une œuvre de Jordi Bonet

Tous les jours ou presque, lorsque je me rends au bureau de poste, je passe devant cette magnifique œuvre picturale intégrée au mur de l’École Saint-Michel qui vient d’être restaurée. À ce jour, tous ignoraient qui en était l’auteur. Son authentification a été confirmée par un document d’archives, comme le relate l’article de Denis Fortin dans le journal Québec Hebdo du 3 juin 2010 et celui de Frédéric Denoncourt (Le Soleil, 13 juin 2010):

« L'authentification de l'artiste de cette œuvre a nécessité bien des démarches pour le comité de restauration. Des rumeurs circulaient à l'effet que Jordi Bonet en était l'auteur, mais ni l'école, ni la Commission scolaire des Découvreurs n'avaient pas de preuves pour l'attester.

Danielle Doucet, une historienne de l'art, a d'abord permis de trouver une première trace dans une notice biographique rédigée par Jacques de Roussan sur la carrière de Jordi Bonet.

Le grand-père d'une élève de l'école qui a eu vent du projet de restauration a témoigné à l'effet qu'il avait lui-même travaillé avec l'artiste à la création de l'œuvre au début des années 60. Mais c'est une recherche archivistique sur les Plans de la nouvelle école secondaire Thévenet, l'ancien nom de l'école Saint-Michel qui a finalement permis de trouver la preuve finale.

Une recherche minutieuse de sa correspondance de l'époque aux Archives nationales du Québec a permis de retracer la preuve que le contrat avait bel et bien octroyé à M. Bonet, une copie d'un chèque prouvant le tout. »

Maintenant, j’ai une tout autre perception de cette œuvre de 1963, au titre inconnu, d’un artiste d’origine catalane.

Michel Roberge

276 - Cartographie d’un projet d’archivage/records management

Je soumets à votre réflexion ce document graphique préparé par Aurélien Conraux de la Bibliothèque nationale de France (BNF) qui présente une cartographie d’un projet de Records Management. Cette démarche, centrée sur les besoins des utilisateurs de dossiers et de documents s’appuie également sur celle proposée par la norme ISO 15489 – Records Management.

Elle est initiée à partir de la prise de conscience d’un besoin de gérer effectivement la ressource information portée par un support. Elle doit s’arrimer aux valeurs et à l’environnement organisationnel. Le projet doit ensuite être clairement défini pour chacune des étapes et les ressources requises engagées dans le processus de conception, de développement et de déploiement des solutions retenues. Le tout appuyé par un ensemble d’actions favorisant la gestion du changement, l’évaluation l’intégration dans les processus d’affaires et l’évolution continue du système dont la pérennité et l’efficience doivent être assurés.

Je l’ai énoncé autrement dans mon dernier livre sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques : il s’agit là d’une démarche gagnante.

Michel Roberge

275 - Le 9 juin : journée internationale des archives

Saviez-vous que le 9 juin est la journée internationale des archives décrétée par le Conseil international des archives (CIA) ?

Selon un communiqué du CIA, « La journée internationale des Archives offre aux archivistes du monde entier une extraordinaire occasion de promouvoir la cause des documents et des archives dans leur pays. »

Bien heureux de l’apprendre : quelqu’un sait-il comment cette journée est célébrée au Québec ?

Michel Roberge

274 - Encore des dossiers confidentiels dans les poubelles

Dans un article de Johanne Fournier publié dans le journal Le Soleil du 9 juin 2010, on apprend qu’à Matane, le propriétaire d'une école de conduite a trouvé, dans le bac de recyclage de l'édifice où il possède des bureaux, environ 80 chemises de classement contenant plusieurs renseignements confidentiels.

« Ces dossiers provenaient du bureau du Syndicat de la fonction publique du Québec, section Bas-Saint-Laurent-Côte-Nord-Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine […]. Les documents révélaient des numéros d'assurance sociale, des échanges d'information sur des griefs, des résumés de réunions ainsi que des lettres de créances avec des noms d'employés, leur fonction et leur numéro de téléphone. Les dossiers contenaient aussi des données personnelles sur la Régie du bâtiment, le ministère de la Sécurité publique, le ministère de la Justice, la Sûreté du Québec, la Société de l'assurance automobile du Québec et le ministère des Transports. »

Le président du Syndicat de la fonction publique du Québec, section Bas-Saint-Laurent-Côte-Nord-Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine, a avoué son erreur et avoir agi par distraction. C’est en faisant l’épuration de dossiers avant de quitter son poste pour prendre sa retraite, il a rempli deux boîtes : une pour le recyclage et l’autre pour le déchiquetage : «C'est une erreur, avoue-t-il. J'ai pris la boîte destinée au déchiquetage et je l'ai déposée dans le bac de recyclage.»

Je vous laisse aller lire les derniers paragraphes de cet article : hilarant!

Michel Roberge

273 - Quand l’expression « ordinateur portable » aura vraiment un sens

Voici une vidéo sur les recherches réalisées au MIT par Pranav Mistry concernant le SixthSense, une forme d’ordinateur « portable » du futur : une webcam avec micro et un micro projecteur qui permettent d'interagir avec le monde réel de manière numérique. Pour prendre une photo par exemple, il suffirait de faire un cadre avec ses doigts. Avec le SixthSense, chaque objet qui nous entoure pourrait devenir une interface possible. Prenez le temps de la visionner au complet, c’est vraiment génial, d’autant plus que selon son inventeur, cette solution pourrait être rendue disponible sous forme d’application à code ouvert (Open Source).



N.B. : il est possible de faire apparaître les sous-titres en cliquant sur View subtitles et choisir la langue désirée.

Michel Roberge

272 - La perte de renseignements personnels

Dans un article de Denis Lalonde publié dans la version électronique de Direction informatique du 3 mai 2010, on apprend que :

« 72% des entreprises canadiennes ont perdu des renseignements personnels de clients ou d'employés au cours des deux dernières années »

« Près de 60% des entreprises au niveau mondial considèrent aussi la perte de renseignements personnels comme un problème récurrent […] provoquée par des problèmes au niveau des systèmes informatiques ou de gestion (57%) ou par la négligence du personnel (48%) ».

« 73% des entreprises soutiennent que leurs outils mis en place pour protéger les renseignements personnels sont adéquats »

« 70% des entreprises estiment avoir l'obligation de prendre des mesures raisonnables pour mieux protéger les renseignements personnels »

Michel Roberge

271 – Longévité de l’information numérique

Un ouvrage à lire absolument pour quiconque est préoccupé par les questions relatives à la conservation à moyen et à long terme des documents technologiques. Une étude réalisée par Jean-Charles Hourcade, Franck Laloë et Erich Spitz sous l’égide de l’Académie des technologies et de l’Académie des sciences de l’Institut de France (EDP Science, 2010. – 106 pages).

On y constate qu’avec production croissante d’informations électroniques la durée de vie des supports technologiques « n’a jamais été aussi courte » pour leur conservation « sur des décennies ou un siècle ». Les auteurs affirment d’ailleurs que cette durée de vie est d’environ 5 à 10 ans, même moins la qualité de fabrication des supports. D’où la nécessaire mise en place d’un programme de « migration perpétuelle » de support en support.

Certaines données sur la durabilité des cédéroms et des dévédés font froid dans le dos et nous sensibilisent sur la distinction entre les capacités de stockage des supports technologiques grandissantes à des coûts de plus en plus bas et la pérennité des documents qui y sont sauvegardés.

Si la question « Les données que nous voulons garder vont-elles s’effacer? » vous intéresse…

Michel Roberge