476 - Histoires d'horreur...

En cette journée d’Halloween 2011, quoi de mieux que de relever quelques histoires d’horreur comme celles d'organisme (différents organismes) qui :

• dilapide plus de 100 000 $ pour faire établir un nouveau schéma de classification pour ses documents alors que plus de 50% des rubriques sont déjà connues (c'est-à-dire celles relatives à la gestion interne)!

• engouffre plusieurs millions de dollars dans le déploiement d’une solution logicielle au prix exhorbitant et aux fonctionnalités si complexes que l’ensemble du personnel en arrache dans son utilisation quotidienne!

• continue de dépenser des milliers de dollars pour effectuer le déplacement d'un nombre gigantesque de fichiers informatiques dans l’arborescence d’un logiciel qui n’offre même pas les fonctionnalités de base de gestion documentaire et qui ne permet pas de gérer, de façon intégrée, les composantes en format papier!

• alloue un budget supplémentaire pour renommer et au reclassement des fichiers d’images numériques issues d’un projet de numérisation des documents réalisé en catastrophe!

• constate qu’après plus de 10 ans de déploiement de son système de gestion documentaire, moins de 30 % de ses dossiers en format papier sont enregistrés dans une solution logicielle obsolète pour en assurer le repérage et la gestion du cycle de vie et qu’aucun document technologique n’est toujours pas pris en charge!

• doit étiqueter à nouveau des milliers de boîtes contenant des documents semi-actifs parce que le papier sur lequel des codes à barres qui correspondent à l'identifiant de chaque contenant ont été imprimés a trop absorbé l’encre avec comme résultat l'impossibilité d'en faire la lecture optique!

Je m’arrête ici : vous allez croire que je fabule. Et pourtant, je suis certain que vous pourriez allonger la liste...

Michel Roberge

475 – La notion de copie de document

Dans leur texte sur La preuve des documents technologiques (voir billet 471), Vincent Gautrais et Patrick Gingras rappellent que le Code civil du Québec « considère qu'une copie implique une duplication de l'information sur un même support, ou sur un support qui fait appel à une même technologie ». Deux cas de figure sont alors présentés.

1. Une copie faite sans aucun changement de support :

« - le texte d'une feuille de papier est photocopié sur une autre feuille de papier;
- un fichier en format PDF enregistré sur le disque dur d'un ordinateur est reproduit et enregistré sur le même disque dur de l'ordinateur;
- un fichier en format XLS (Excel) enregistré sur une clé USB est reproduit et enregistré sur une autre clé USB semblable;
- un fichier en format JPEG enregistré sur un cédérom est reproduit et enregistré sur le même cédérom. »

2. Une copie faite sur un autre support qui « ne fait pas appel à une technologie différente » :

« - un fichier en format PDF enregistré sur le disque dur d'un ordinateur portable est reproduit et enregistré sur une clé USB;
- un fichier en format JPEG enregistré sur le disque dur d'un ordinateur est reproduit et transmis en pièce jointe d'un courrier électronique vers une boîte de courriers électroniques Gmail. »

Michel Roberge

474 - Journée mondiale sans papier

Saviez-vous que le 27 octobre 2011 était la Journée mondiale sans papier (World Paper Free Day) instaurée pour exhorter les entreprises à abandonner le papier ? Au moment où nous produisons environ 320 millions de tonnes de papier chaque année et que nous devrions atteindre 450 millions de tonnes d’ici 20 ans. Alors, le « bureau sans papier », on en reparlera! D’ici là, je vous invite à regarder cette vidéo produite par l’AIIM :





Et par la même occasion, réécoutez ce qu’en disait Jacques Attali, en 2008, dans mon billet 57.

Michel Roberge

473 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 3

« Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi ? »

On dit souvent : « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement ». Cet adage est d’autant plus vraie lorsque qu’on est en présence d’un ordonnancement logique des ses composantes. Ici dans un contexte bien précis : celui de la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques.

D’abord « Qui ? » : les acteurs principaux de la solution systémique de gestion documentaire, soit les gestionnaires des documents. Attention, je parle ici de l’ensemble des membres du personnel de l’organisation, tous niveaux hiérarchiques confondus. Car depuis l’introduction des outils de bureautique et plus que jamais aujourd’hui, il y a autant de gestionnaires de documents qu’il y a d’employés et d’intervenants externes (consultants).

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[Vous me direz « Mais qu’en est-il des spécialistes du métier qui se qualifient de gestionnaires de documents, de gestionnaires d’information ou d’archivistes ? » Je vous réponds que le métier doit se redéfinir. J’y reviendrai dans d’autres billets, si vous le permettez.]

Mais, comme le dit l’expression populaire : revenons à nos moutons.

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Le « Qui ? » occupe la « pole position » parce qu’il correspond à l’apport humain fondamental dans toute gouvernance (jusqu’à 80% des efforts et des coûts), composante stratégique qu’il faut bichonner dans tout processus de déploiement et de maintenance d’une solution systémique de GID.

Le « Quoi ? » fait ensuite référence aux activités à réaliser alors que le « Comment? » annonce le corpus normatif et procédural. On y reviendra.

Enfin et volontairement en bout de piste, le « Avec quoi ? » : les moyens, c’est-à-dire, dans le cas qui nous intéresse, les outils techniques et technologiques trop souvent considérés comme la panacée de la gestion documentaire. On le constate encore particulièrement en ce qui a trait à la solution logicielle dans laquelle on engouffre parfois plus d’efforts et d’investissements économiques que dans le « Qui ? » avec comme résultat des histoires d’horreur et des gouffres financiers desquels personne n’ose avouer des décisions erratiques. La pensée magique qui fait miroiter que l’outil informatique multifonctionnel va permettre de tout régler.

À suivre – Concentrer ses efforts sur les utilisateurs des documents - 1. les gestionnaires

Michel Roberge

Hors série : Conférence Midi à l’ARMA Montréal

Invité par le comité organisateur des Conférences Midi de la section de Montréal de l’ARMA, je présente aujourd’hui le résultat de mon cheminement professionnel, de mes réflexions et de mes expériences colligées dans mon nouveau livre intitulé « Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs » (documents d'activités pour mes collègues européens) :

Présentation de mes préoccupations et mon intérêt porté sur les qualités et sur la rigueur de développement des structures classificatoires à partir de mes premières expériences dans le métier : au cours des années 70, déployer d'abord le « Cadre de classement uniforme » de l’Université Laval et en développer un nouveau pour le Ministère des Richesses naturelles du Québec.

Puis, en 1985, l’élaboration de « La classification universelle des documents administratifs », à la recherche d’un modèle de classification pour les séries de dossiers de gestion interne (gestion administrative, gestion des ressources humaines, financières, informationnelles, matérielles et immobilières, gestion des communications et des affaires juridiques).

Les expériences vécues sur le terrain auprès de plusieurs centaines d’organisations publiques et privées jusqu’au besoin de faire le point d’abord sur le concept de « gestion intégrée des documents (GID) » en 2008-2009 et, maintenant, sur la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un schéma de classification de qualité supérieure.

Présentation générale et détaillée de l’ouvrage et de son contenu pédagogique et ouverture sur la « gouvernance documentaire ».

Michel Roberge

472 - Le premier système de GID au Québec... en 1984

En 1984, j’étais responsable du Service de développement des systèmes aux Archives nationales du Québec (ANQ). L’organisation avait acquis, l’année précédente, un appareil de traitement de textes AES 100P qui permettait de stocker des fichiers sur des disquettes de 8 pouces. C’est d’ailleurs au moyen de cet appareil que fut rédigée la Loi sur les archives du Québec. Les ANQ avaient aussi un Service de microfilmage des documents.

Déjà préoccupé par la diminution du papier comme support d’information (la conclusion de mon premier livre sur La gestion des documents administratifs [1983] avait pour titre « Vers un bureau sans papier »), j’eus l’idée d’intégrer les principes de base d’un système de gestion documentaire aux maigres possibilités qu’offraient les ressources technologiques alors disponibles. Aussi, avec l’appui du Conservateur de l’époque, monsieur Robert Garon, et celui de ma secrétaire, Claudette Corriveau, j’ai imaginé, sans le savoir, le premier système québécois de gestion intégrée des documents (GID).

Tous les documents produits qui ne contenaient pas de signature étaient enregistrés sur des disquettes identifiées simplement par un numéro séquentiel : DS-01, DS-02… Les documents reçus en format papier ou imprimés et signés étaient microfilmés et disponibles sous forme d’images sur des microfiches identifiées, elles aussi, par un numéro séquentiel : MF-01, MF02…

Les noms uniques des fichiers électroniques étaient composés de l’identifiant de la disquette et d’un numéro séquentiel par disquette : DS-02/01, DS-02/02… Quant aux images sur les microfiches, elles étaient toutes identifiées par un numéro de séquence de 1 à X par microfiche. Ainsi, la première page d’un document possédait une localisation unique : un numéro de microfiche et un numéro d’image : MF-03/36.

J’avais développé un schéma sectoriel de classification des documents (les ANQ ne possédant pas, à l’époque, de schéma institutionnel) que nous appliquions à l’ensemble des documents de mon service.

Les premiers systèmes de traitement de textes permettaient aussi de créer et de trier des listes sous forme de tableaux linéaires (un peu à la manière d’Excel aujourd’hui). Une disquette « index » était donc réservée pour la gestion de ce tableau. On y retrouvait le schéma de classification : une colonne pour le code et une autre pour le titre de chaque rubrique. Chaque dossier y était enregistré lors de sa création (code de classification, numéro du dossier, titre spécifique du dossier).

Tous les documents électroniques et microfilmés y étaient indexés : code de classification, numéro du dossier, date, auteur, destinataire, description sommaire, localisation (no disquette/no document ou no microfiche/no image de la première page). Le tout était trié à la fois par ordre de code de classification et par date. Résultat, cette liste décrivait le contenu détaillé de chaque dossier avec localisation de chacun des documents sur disquette ou sur microfiche.

Et ça fonctionnait avec des ressources technologiques des plus rudimentaires. Ma secrétaire était aux petits oiseaux : aucune chemise de classement à ouvrir et aucun papier à classer. L’ensemble des documents du service étaient conservés dans deux boîtiers sur le coin de son bureau. Les documents électroniques pouvaient être consultés à partir de l’appareil de traitement de textes alors que ceux qui étaient microfilmés pouvaient être lus au moyen d’une visionneuse de microfiches.

Les résultats de cette expérience furent présentés au congrès 1984 de l’Association des archives du Québec (AAQ) dans un diaporama (à l’époque PowerPoint n’avait même pas encore été imaginé) intitulé « Un bureau sans papier, un jeu d’enfant » que j’avais réalisé avec ma fille [gestionnaire âgée 5 ans] et mon garçon [son secrétaire de 3 ½ ans]. Il n’y manquait que des règles de conservation.

Sans le savoir, j’avais mis au point les fondements de ce qu’on appelle aujourd’hui un « Système de gestion intégrée des documents (GID) » qui, au moyen de moyens technologiques puissants, permet de gérer des dossiers hybrides (composés de documents en format papier, voire microfilmés et de documents technologiques).

Michel Roberge

471 – La preuve des documents technologiques

Une collègue m’a remis dernièrement un article fort intéressant publié dans Les cahiers de propriété intellectuelle de mai 2010 (Éditions Yvon Blais – pp 267 à 315) intitulé La preuve des documents technologiques et signé par Vincent Gautrais et Patrick Gingras, avocats.

Les auteurs y traitent de document technologique, d’équivalence fonctionnelle et de neutralité technologique. Ils présentent la règle de la meilleure preuve et notions sous-jacentes ainsi que les moyens de preuve et documents technologiques.

Un document que je vous invite la lire dans le contexte d’application de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec. Il fournit des exemples permettant de distinguer la notion de « copie » et de « transfert » appliquée aux documents en format papier et technologiques. J’y reviendrai dans mes billets du 24 et du 28 octobre.

Michel Roberge

470 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 2

« Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi? »

Dans un organisme, pour répondre à cette question, un arrêt sur image s’impose, un passage obligé afin d’évaluer le chemin parcouru (écart entre ce qui est souhaité d’un point de vue organisationnel ou exigé par l’environnement légal et réglementaire) s’il en est, et ce qui se doit d’être fait. On parle alors d’un diagnostic des pratiques de gestion documentaire duquel pourra découler le remède approprié. Un portrait objectif réalisé par un expert neutre qui possède une très vaste expérience dans la conception, le développement et le déploiement d’un très grand nombre de solutions systémiques de gestion des documents.

L’organisation ne doit surtout pas hésiter à s’engager jusqu’à même remettre en cause ses choix d’outils techniques et technologiques dont les caractéristiques ou les fonctionnalisés ne permettent plus de répondre à ses besoins actuels. On comprendra que la démarche de gouvernance documentaire qui en résultera devra inclure une fonction « maintenance » des outils et des pratiques afin d’en assurer la pérennité et l’adéquation avec l’évolution de l’environnement organisationnel, technologique, légal et réglementaire.

À suivre – L’ordonnancement logique de l’énoncé de la question.

Michel Roberge

Hors-série : Une trentaine de bibliothèques hors du commun

Merci à Jean-Philippe Accart, biblioblogueur pour la mention de cet article sur le site Web du Calgary Herald du 21 septembre 2011 qui nous présente 12 bibliothèques incroyables gardiennes de la mémoire humaine sur papier… et autres supports. Un ravissement pour l’œil. Une invitation à la lecture dans une ambiance hors du commun. Je ne joins aucune image à ce billet pour vous laisser découvrir l’indescriptible…

Dans le même billet, Jean-Philippe Accart nous dirige également vers un lien qui nous permet d'admirer les bibliothèques personnelles d'une vingtaine de célébrités.

Michel Roberge

469 - Transfert de support : force probante et valeur probante

Un collègue européen de Belgique, Arnaud Hulstaert, m'a transmis ce lien sur le blogue de son entreprise (Smals) concernant la valeur et la force probante des images numériques issues du transfert de support (numérisation) des documents. J'y ai découvert également plusieurs textes intéressants relatifs à d'autres aspects de la gestion des documents technologiques.

Je me fais donc le relais et vous invite à consulter régulièrement ses billets.

Michel Roberge

468 - Apple aurait-elle inventé le codex?

Voici une vidéo humoristique : une parodie d'Apple en inventeur du codex!



Merci à Aldus, « un blog pour suivre l'actualité de la lecture numérique. A la découverte des livres numériques, livres, ebooks et des nouveaux ereaders, liseurs, liseuses, tablettes, bouquineurs et autres "lecteurs numériques" conçus pour les lire ! ».

Michel Roberge

467 - Gouvernance documentaire 101 - Leçon numéro 1

Note : Au Québec, lorsqu’il est question d’énoncer les principes fondamentaux d’un sujet, la coutume est d’ajouter le nombre 101 au thème traité. Ce nombre correspond à l’extension qui accompagne les cours de premier niveau auquel un étudiant du CÉGEP (Collège d’enseignement général et professionnel) doit d’abord s’inscrire dans une logique d’acquisition des connaissances. Cette mise au point étant faite, parlons « gouvernance documentaire ».

Larousse dixit, la gouvernance se définit simplement en trois mots : la « manière de gérer ». On en conclut que la gouvernance documentaire fait référence à la « manière de gérer les documents », ceux-ci, les documents, étant composés d’informations portées sur papier ou sur supports technologiques, issus des technologies de l’information : élémentaire mon cher Watson!

La manière de gérer pourrait aussi s’énoncer par cette simple question : « Qui fait Quoi, Comment et Avec quoi ? ». Oublions le « Où ? » puisque le tout se passe à tous les paliers de l’organisation, le « Quand ? » parce que la gestion des documents s’effectue au quotidien et le « Pourquoi ? » parce que… vous connaissez la réponse : efficacité, efficience, qualité des services, gestion des risques.

À suivre – Un incontournable : le diagnostic.

Michel Roberge

Hors série - Mes prochains billets du mercredi

À compter de mercredi et pour les semaines à venir (et ce chaque mercredi), mes billets traiteront de différents aspects relatifs à la gouvernance documentaire dans un contexte de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. Je vous invite à interagir en me transmettant vos commentaires et vos réactions que je me ferai plaisir de publier.

Michel Roberge

466 - Veuillez entrer votre mot de passe

Depuis que l’informatique s’est immiscée dans notre vie, nous sommes aux prises avec une kyrielle de mots de passe pour accéder aux locaux de notre entreprise, démarrer notre ordinateur, avoir accès à nos courriels, à notre agenda électronique, aux réseaux sociaux, à notre blogue, au système comptable, au logiciel de gestion documentaire, aux différents systèmes informatiques, à notre téléphone intelligent, à notre boîte vocale, à notre tablette de lecture, aux boutiques électroniques, pour payer avec notre carte de crédit ou avoir accès à notre compte de banque, à Paypal, pour effectuer des achats sur Internet, pour communiquer avec certains services gouvernementaux... et j’en passe.

Je ne me rappelle pas qui a dit que la mémoire est une faculté qui oublie. Mais avec l’âge, je crois que cette affirmation est incontestable.

Comme c’est aujourd’hui Congé de l’Action de grâce au Québec, je vous propose la lecture d’un texte technohistorique d’un de mes chroniqueurs préférés du journal Le Soleil, Jean-Simon Gagné, intitulé : « L'amicale du mot de passe oublié ». Un apport d'oxygène bénéfique pour le cerveau!

Michel Roberge

465 - Prendre le temps de réfléchir avant d’agir

Beaucoup trop d’organisations qui souhaitent mettre en place un nouveau système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques ou redresser une situation qui n’a pas suivi l’évolution des besoins et des obligations légales et réglementaires minimisent l’importante d’un diagnostic :

• réfléchir et prendre position sur la portée de la solution systémique à déployer ou à faire évoluer,
• dresser le portrait réaliste de l’état actuel de la situation,
• identifier les cibles à atteindre afin de combler les écarts entre la réalité actuelle et les objectifs à atteindre et
• procéder à l’identification et à l’ordonnancement logique des activités à réaliser pour en évaluer les efforts, les ressources, les délais de réalisation et les investissements requis.

En somme, faire une pause profitable et essentielle et investir dans l’établissement d’un plan détaillé et documenté de gouvernance documentaire afin d’orienter ou réorienter l’organisation dans ses choix stratégiques de gestion de ses documents importants.

« Réfléchir avant d’agir » : une lapalissade pour éviter le pire!

Michel Roberge

Hors Série - Conférence midi à l'ARMA - Montréal

J'ai le plaisir de vous inviter à une présentation de mon dernier ouvrage (2011) portant sur Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs dans le cadre des conférences midi de la section de Montréal de l'ARMA (mardi 25 octobre 2011 de 12h à 13h).

Je situerai cette nouvelle publication dans la perspective de mon livre sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques (2009) et d'une autre publication en préparation qui s'intitulera La gouvernance documentaire pour réussir la gestion intégrée des documents (GID).

Pour plus d'information et pour confirmer votre présence au plus tard le 17 octobre, cliquer ici.

Au plaisir de vous y rencontrer,



Michel Roberge

464 - Six critères pour bien choisir sa tablette tactile

Si vous êtes comme moi et que vous ne réussissez pas à vous « brancher » dans le choix d’une tablette de lecture de documents technologiques, je vous invite à consulter cet excellent dossier publié sur le site de Tablette Tactile. Vous y trouverez un ensemble d’éléments à considérer pour sélectionner l’outil qui correspond à vos besoins.

Michel Roberge

463 – Ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier

Depuis plusieurs décennies, le métier que je pratique s’est toujours concentré sur l’importance de se concentrer sur les outils techniques (plans de classification et calendriers de conservation) et, plus récemment, sur les solutions logicielles très généralement considérées comme la panacée.

Au Québec, par exemple, on n’a qu’à se rappeler les pressions exercées sur les organismes publics après l’adoption en 1983 de la Loi sur les archives pour établir leurs calendriers de conservation, les forçant ainsi à ne pas considérer les liens naturels qui doivent s’établir entre les rubriques d’un schéma de classification et les règles de gestion du cycle de vie. On peut en dire autant de toute la littérature (ouvrages et articles de périodiques) qui ont profondément marqué la manière de faire. Même de nos jours, de nombreux appels d’offres sur invitation ou publics sont encore influencés par cette vision.

L’expérience démontre qu’en procédant ainsi, les organisations qui ont été malheureusement convaincues par cette approche de la problématique de mise en place d’un système de gestion documentaire ont pour la plupart dû investir la très grande partie de leur budget alloué dans le choix des outils de travail, ne laissant que des miettes pour l’appui à leur déploiement. Or, la mise en place de nouveaux processus de travail, la gestion du changement, est le nerf de la guerre.

Les gestionnaires des unités administratives ont besoin d’être accompagnés et appuyés pour réussir la gestion de leurs documents dans leurs secteurs respectifs. Dans toutes les organisations, les personnes spécialistes de leurs domaines professionnels ou techniques, tout niveau hiérarchique confondu, sont, depuis toujours, les gestionnaires des dossiers de l’organisme pour lequel elles livrent leur prestation de services. Autrefois 100 % en format papier, aujourd'hui 100 % technologiques ou en grand nombre hybrides (en partie en format papier et technologiques).

Et toutes ces personnes ont besoin qu'on leur transmette notre savoir et notre savoir-faire en plus d’être accompagnées et soutenues de façon proactive dans un champ de compétence complémentaire au leur afin de leur permettre d'assumer leurs responsabilités avec efficacité et efficience.

Dans un contexte plus complexe de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, l’approche moderne de la gouvernance documentaire prend tout son sens : investir dans les efforts humains dans l’utilisation d’outils techniques évidemment de qualité supérieure et de solutions logicielles simples et complètes qui s’intègre harmonieusement au travail quotidien. Il s'agit d'en présenter les tenants et aboutissants à des gestionnaires d'organisations axés sur les résultats pour s'en convaincre.

Donc, avant de mettre tous ses œufs dans le même panier, une organisation devrait, même avant de rechercher des services professionnels, prendre le temps d’établir avec un ou une spécialiste un plan de gouvernance documentaire afin d’établir la répartition optimale des investissements à engager.

Michel Roberge

462 - Tout est dans la manière de faire

Six semaines d’immersion dans un organisme du gouvernement du Québec sans prononcer une seule fois les mots « archiviste », « archivage », « archivistique » et « archives » (si ce n’est que dans la mention du nom « Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) » ni l’expression réductrice « GED »!

Comme quoi, l’arrimage avec les préoccupations et le langage des architectes d’affaires, des gestionnaires (chefs de division ou de services, directeurs et vice-présidents) est un des principaux facteurs de succès du redressement d’un système de gestion intégré des documents (GID) en format papier et technologiques.

Avec des concepts clairement définis et une vision moderne de la gestion documentaire, le message est porteur d’avenir lorsqu’il s’inscrit dans une optique de gouvernance documentaire qui :

• privilégie la transmission des savoirs et des savoir-faire sur des solutions purement techniques et technologiques;

• se concentre sur les utilisateurs des documents, acteurs principaux d’une gouvernance documentaire efficace et efficiente;

• mise sur le développement des compétences en gestion documentaire des utilisateurs de documents;

• cible l’organisation du travail : la manière de gérer les documents quel que soit le support d’information.

Un nouvel univers-métier à propos duquel je vous entretiendrai régulièrement qui transformera radicalement le rôle des spécialistes tant professionnels que techniques en nécessitant l’ajout, à leurs compétences de concepteurs d’outils techniques celles de la relation client en formation, en accompagnement et en soutien des utilisateurs des documents répartis dans l’ensemble de la structure organisationnelle.

Michel Roberge