69 – BAnQ acquiert des documents d’archives de VLB

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) est vient d’acquérir un complément au fonds d’archives de l’écrivain québécois Victor-Lévy Beaulieu (VLB) de près de 20 mètres de documents textuels complétés par plus de 700 documents audiovisuels, enregistrements sonores, photographies et dessins. On y trouve différentes versions d'œuvres publiées ou inédites du romancier, dramaturge, essayiste et éditeur québécois (romans, essais, pièces de théâtre, émissions de radio et de télévision, entretiens, contes et récits) couvrant les années 1948 à 2003. Pour BAnQ, l'acquisition des archives de Victor-Lévy Beaulieu constitue certainement un apport majeur à ses collections et démontre la volonté de l'institution résultant de la fusion de la Bibliothèque nationale du Québec et des Archives nationales du Québec de préserver le patrimoine documentaire québécois dans le domaine littéraire. Victor-Lévy Beaulieu est un des auteurs les plus prolifiques du Québec.

Michel Roberge

68 - Une certaine représentation de la gestion documentaire

Vous vous en doutez certainement, j’ai un intérêt particulier pour la perception qu’on peut avoir du métier que je pratique depuis 1975 dans les livres que je lis ainsi que dans les films que je visionne.

Pendant le congé des fêtes 2008, j’ai revu avec grand plaisir le film Erin Brockovich seule contre tous réalisé en 2000 par Steven Soderberg et mettant en vedette la pétillante Julia Roberts : Erin Brockovich élève seule ses trois enfants. Étant au chômage, elle cherche désespérément du travail, mais ses choix vestimentaires ne l'avantagent pas dans ses démarches. Elle réussit néanmoins à se faire embaucher dans un petit cabinet d'avocat, celui-là même qui ne lui a pas obtenu de dédommagements suite à un accident de la circulation.

Pour celles et ceux qui ont vu le film, vous vous rappellerez certainement cette scène où Erin Brockovich est accueillie par la responsable des services administratifs de son nouvel employeur qui lui décrit ainsi le contexte de son embauche (je l’avais reproduit en introduction de mon livre portant sur L’essentiel de la gestion documentaire publié en 2004) :

La responsable des services administratifs :
« Ici, c’qu’on fait, c’est qu’on classe tous les dossiers. Tous jusqu’au dernier. Comme ça, on peut les retrouver immédiatement et en connaître le contenu. Et s’ils ne sont pas ici, ils sont dans un bureau quelconque. Tout ce qui est dans ce classeur est toujours par ordre alphabétique. »

Erin Brockovich :
« Ah oui! C’est logique! »

Ce court dialogue, je l’ai souvent entendu dans bien des organisations. Il résume à lui seul une partie de la problématique de la gestion documentaire : classer les documents dans le but de les retrouver rapidement pour en consulter le contenu. Mais gérer les documents d’une organisation, c’est aussi planifier leur durée de conservation et déterminer à l’avance leur sort final (à éliminer ou à conserver en permanence comme documents d’archives). Quiconque se contente d’identifier les dossiers de façon aléatoire et de classer le tout par ordre alphabétique ne sera jamais en mesure d’assurer la gestion complète de ses documents administratifs.

En fait, le problème ne réside pas tellement dans le classement alphabétique : il est facile et « logique » de classer des items de A à Z. Il l’est davantage dans la façon d’identifier les dossiers. Une personne créera facilement plus d’un dossier portant sur un même thème en les identifiant avec des titres différents. Imaginez maintenant un ensemble d’individus : « formation du personnel », « développement des ressources humaines » et « perfectionnement des employés » peuvent identifier autant de chemises de classement correspondant à un dossier « unique ». Une fois classés par ordre alphabétique, ces contenants seront répartis dans les tiroirs de classeur de la lettre « D » à la lettre « P ». Quand viendra le moment d’appliquer les règles de conservation et d’élimination des documents qui, comme on le verra dans cet ouvrage, ne peuvent être établies que sur la base des fonctions et des activités de l’organisation, BONNE CHANCE!

Si Steven Soderbergh avait consulté un spécialiste de la gestion documentaire lors de la préparation de son scénario, le dialogue de cette scène aurait été davantage le suivant :

La responsable des services administratifs :
« Ici, c’qu’on fait, c’est qu’on classe et on décrit tous les dossiers. Tous jusqu’au dernier. Comme ça, on peut les retrouver immédiatement et en connaître le contenu. Et s’ils ne sont pas ici, le système nous indique dans quel bureau ils sont conservés. Tout ce qui est dans ce classeur est classé selon notre schéma de classification et on ne peut rien détruire sans respecter nos règles internes de conservation et d’élimination de documents. »

Et Erin Brockovich aurait bel et bien pu répondre :
« Ah oui! C’est logique! »

On ne peut pas en vouloir aux réalisateurs de films de ne pas consulter les spécialistes de tous les métiers. Mais admettez avec moi que cette scène constituait un bon prétexte pour mettre les points sur les « i ».

Michel Roberge

67 - SharePoint Server 2007 et la GID

J’attire votre attention sur un article publié dans le dernier numéro de la revue Information Management de l’ARMA (janvier/février 2009, pp. 33-37) intitulé « SharePoint is popular as a collaboration tool, but is-it robust enough for managing records enterprise-wide ? ». Son auteur, Brent Gatewood, CRM et consultant en Records and Information Management (RIM) chez Pelligroup Inc porte un jugement très sévère sur les capacités du progiciel Microsoft Office SharePoint Server 2007 à prendre en charge la gestion intégrée des documents en format papier et technologiques dans une organisation. Il met en évidence que cet excellent outil de collaboration et de partage de l’information numérique exige des développements parfois coûteux pour être en mesure d’intégrer la gestion des documents en format papier ainsi que du cycle de vie de la documentation.

Selon son évaluation la solution logicielle conviendrait pour des organisations qui ont des besoins minimums en gestion documentaire, qui n’ont pas d’autres dossiers en dehors de SharePoint, qui ont peu de documents en format papier, qui ont des ressources pour procéder à du développement personnalisé dans SharePoint. Sinon, l’organisation devrait envisager l’utilisation de solutions complémentaires à Sharepoint pour combler des besoins plus complexes. Ce qui n’est pas nécessairement une bonne idée dans une optique de GID.

En fait, pour gérer des documents en format papier, le Records Management Guide for Microsoft Office SharePoint recommande de bâtir des collections de documents et de dossiers papier dans une bibliothèque SharePoint et d’y associer les métadonnées requises. Mais ces documents ne peuvent être gérés de la même manière que ceux intégrés à SharePoint.

Toujours selon Brent Gatewood, les coûts en développement et adaptation aux besoins de gestion documentaire peuvent égaler et dans plusieurs cas dépasser ceux relatifs à l’acquisition d’une solution commerciale spécifique de GD.

Michel Roberge (en collaboration avec Anthony Lebel)

66 – Quelques notions d’archivistique par un auteur de best sellers

En voyant la bande annonce du film Anges et démons tiré du roman du même titre de Dan Brown, je me suis rappelé de la scène suivante dans laquelle le héros, Robert Langdon, s’introduit dans les locaux des Archives secrètes du Vatican. Je vous invite d’ailleurs à visiter l’intéressant site Web des archives vaticanes où vous trouverez, entre autres, une visite virtuelle à travers les fresques et les documents de l’institution. J’ai donc relu, avec un plaisir renouvelé, la description qu’en fait l’auteur aux pages 215 à 218 de l’ouvrage non illustré publié par les éditions JC Lattès en 2005 :

« Langdon et Vittoria étaient maintenant seuls devant la double porte qui ouvrait sur les Archives secrètes. Le décor du hall d’entrée se composait d’un curieux mélange de moquette neuve, de colonnes et sol en marbre, et de caméras de surveillance voisinant au plafond avec des chérubins.
[…]
ARCHIVO VATICANO
Conservateur : Père Jaqui Tomaso
[…]
Depuis son entrée à la direction des Archives secrètes, jamais [le Père Jaqui] n’en avait autorisé l’accès à un chercheur non catholique. Les historiens d’art et des religions le surnommaient Il Cerbero. Il était l’archiviste le plus intransigeant que la terre ait porté.
Langdon poussa devant lui les deux battants de la porte et pénétra dans le sanctuaire.
[…]
Les Archives du Vatican. Un de ses rêves les plus chers se réalisait.
[…]
Il avait imaginé d’antiques bibliothèques couvertes de poussière et croulant sous de lourds volumes abîmés, encadrant de longues tables où des religieux se plongeaient dans l’étude de vieux manuscrits et parchemins, à la lueur des bougies et de sombres vitraux.
Rien de tel.
[…]
Pour protéger les vélins et les parchemins de la chaleur et de l’humidité, on enfermait les rayonnages dans des compartiments vitrés hermétiques dont on pouvait contrôler l’atmosphère.
[…]
- Le fonds est informatisé, dit Langdon. Il doit être sur Biblion, je pense.
[…]
Il s’approcha d’une console et pianota sur le clavier. Ses craintes se confirmèrent immédiatement.
- Un bon vieux catalogue aurait été beaucoup plus simple.
- Pourquoi? S’étonna sa compagne.
- Parce que les livres, eux, ne sont pas protégés par un mot de passe.
[…]
Levant les yeux sur les inscriptions fixées sur le flac des rayonnages, il entreprit de les lire un à un en longeant la cloison vitrée.
PIETRO L’ERMITA… LE CROCIATE… URANO II… LEVANTE…
- Le classement n’est pas alphabétique.
Cela ne le surprenait pas. L’ordre alphabétique d’auteur était impossible à respecter, en raison des trop nombreux ouvrages anciens anonymes. Le classement par titre n’était pas plus satisfaisant, car la collection était très riche en parchemins non reliés et en correspondances. C’est donc la chronologie qui prévalait le plus souvent dans ce genre de bibliothèque. Mais ce qui déconcerta Langdon, c’est que le Vatican ne semblait pas l’appliquer non plus…
[…]
- J’ai l’impression qu’ils ont un système de classement particulier.
[…]
- On dirait un classement thématique.
[…]
En fait…, il s’agit peut-être du catalogage le plus astucieux que j’aie jamais connu, se dit Langdon en y regardant de plus près. Il encourageait toujours ses étudiants à s’intéresser aux sujets et aux tonalités d’une période d’histoire de l’art, plutôt que de se noyer dans les détails des dates et d’œuvres spécifiques. L’archivage du Vatican semblait obéir au même principe. Dégager les grands mouvements…
[…]
Tout y était rassemblé. Les chroniques et la correspondance de l’époque, les œuvres d’art, les données sociopolitiques, les analyses contemporaines… dans un seul et même emplacement. La compréhension du sujet y gage en profondeur. C’est génial…
[…]
- Mais que font-ils des documents qui traitent de plusieurs sujets?
- Les étagères regorgent d’indications de renvois, expliqua Langdon en lui montrant les petits onglets de couleur insérés entre les volumes. On vous oriente vers les documents qui sont classés ailleurs, parce que leur thème principal est différent. »

Intéressante, n’est-pas, cette réflexion sur l’organisation physique d’un fonds d’archives et sur les moyens de trouver un document qui doit s’y trouve?
Michel Roberge

65 – Problèmes d’accès à l’information dans les entreprises canadiennes

Un collègue a attiré mon attention sur un article paru le 22 janvier 2009 sur le site Les affaires.com qui porte sur une étude de la firme-conseil Proudfoot, spécialisée dans la conception et le déploiement de programmes de productivité, relative à la productivité des entreprises canadiennes. Cette piètre performance serait attribuable, entre autres, à « une plus grande lenteur dans la prise de décision ainsi que des problèmes de communication interne » dans les organisations canadiennes. Cette étude permet aussi de constater que « le Canada figure à l'avant-dernier rang [des 12 pays évalués] pour la facilité avec laquelle l'information circule au sein de l'entreprise ».

Or, un accès efficace à l’information, dont la plus grande quantité est consignée sur un support quelconque, conservée quelque part dans une organisation, repose sur la disponibilité d’un système efficace de gestion documentaire. Cet article vient aussi confirmer les résultats d’un autre sondage effectué en 2006, par Xérox Canada et Léger Marketing et dont je faisais mention dans mon billet 33 en novembre 2008.

Il y a beaucoup à faire pour sensibiliser les dirigeants des entreprises de toutes tailles sur l’importance stratégique des ressources informationnelles au sein de leurs organisations et sur la disponibilité de solutions éprouvées et de bonnes pratiques de gestion des documents en format papier et technologiques recommandées, par exemple, par la norme ISO-15489 – Records Management. Ceux-ci doivent être convaincus que les ressources documentaires doivent être gérées au moyen de processus d’affaires tout aussi rigoureux que les autres ressources de l’entreprise : humaines, financières, matérielles et immobilières.

Michel Roberge

64 - La puissance inquiétante d’Internet…

Merci à Jean-Michel Salaün, directeur de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal, pour nous avoir transmis ce texte intitulé Marc L*** que je vous laisse découvrir. À lire absolument!

Michel Roberge

63 – Corps de métier en Gestion intégrée des documents (GID)

Dans un billet antérieur (numéro 39 publié en novembre 2008 et intitulé Archiviste, Gestionnaire de documents ou... Documestre™, j’avais amorcé une réflexion sur la dénomination des professionnels de la Gestion intégrée des documents (GID). Mon expérience sur le terrain depuis 1973 m’amène à identifier, aujourd’hui, les différents corps de métiers impliqués dans chacune des phases de conception, de développement, de déploiement, d’évaluation et de maintenance d’un système de GID.

>>> CONCEPTION DE SYSTÈMES DE GID

Analyste en processus administratifs et de GID – Fonction dans l’organisation ou ressource en impartition pour la réalisation d’états de situation et de plans d’action, d’études de faisabilité de projets de transfert de support d’information (numérisation), pour la sensibilisation du personnel, pour l’analyse des processus et des systèmes existants…

>>> DÉVELOPPEMENT DES COMPOSANTES DE SYSTÈMES DE GID

Architecte documentaire – Fonction dans l’organisation ou ressource en impartition pour la rédaction de politiques, de normes et de procédures, pour l’établissement de schémas de classification et de calendriers de conservation,… (j’aime bien le terme « architecte » que propose Karine Michel dans son blogue Le fil d’Ariane : Avis aux responsables des ressources humaines des entreprises et autres institutions. Il correspond tout à fait aux tâches qui incombent au titulaire).

>>> DÉPLOIEMENT DES COMPOSANTES DE SYSTÈMES DE GID

Documestre™ organisationnel et Documestres™ sectoriels – (consulter le billet 39 pour une explication du terme « documestre »). Fonction dans l’organisation afin d’assurer la coordination du déploiement et la tenue à jour régulière du système dans l’organisation en général et dans chacune des unités administratives, pour vérifier l’adéquation dans l’application du schéma de classification, des règles de conservation et du sort final des documents et des dossiers, pour coordonner le transfert des documents et des dossiers semi-actifs, l’élimination des documents et des dossiers inactifs (inutiles) et le versement ou l’organisation des documents d’archives de conservation permanente, pour assurer la protection des documents et des dossiers essentiels…

Intégrateur/Intégratrice de solutions logicielles – Plus souvent ressource en impartition pour installer et assurer la mise à jour régulière de la solution logicielle de GID.

Accompagnateur/Accompagnatrice (coach) - Plus souvent ressource en impartition, dans le cas où l’organisation de possède pas de ressources qualifiées, pour coordonner le déploiement du système dans l’ensemble de l’organisation et pour assister sur une base régulière ou temporaire l’ensemble du personnel dans l’application du schéma de classification, des règles de conservation et du sort final des documents et des dossiers.

Formateur/Formatrice – Fonction dans l’organisation ou ressource en impartition pour former le personnel sur l’application de la politique, l’apprentissage des normes et des procédures et sur l’utilisation des outils de GID (schéma de classification et calendrier de conservation) et sur l’utilisation de l’application logicielle de GID.

Technicien/Technicienne – Fonction dans l’organisation ou ressource en impartition pour prendre en charge le traitement initial, régulier ou ponctuel des documents et des dossiers et pour appliquer le calendrier de conservation.

Archiviste – Fonction dans l’organisation responsable de la garde, de la protection et de la diffusion des documents d’archives de conservation permanente identifié dans le calendrier de conservation. Dans certains cas, cette fonction peut être inexistante dans un organisme qui doit verser ces documents auprès d’une autorité archivistique externe ou qui décide de les verser dans centre privé d’archives.

>>> ÉVALUATION ETMAINTENANCE DE SYSTÈMES DE GID

Analyste auditeur/auditrice – Plus souvent ressource en impartition pour procéder à une évaluation post déploiement et, par la suite, sur une base périodique de la conformité et, au besoin, de la mise à niveau des outils de GID, de la solution logicielle et de leur application dans l’organisation. Ressource professionnelle pouvant être appelée à produire une certification ISO 15489.

Si on reconnaît la pertinence de cette liste de métiers liés à la Gestion intégrée des documents, il me semble que les programmes de formation technique et de formation universitaire devraient s’assurer de apprentissages, connaissances et savoir faire et être afin de répondre adéquatement aux besoins des organisations et des prestataires de services externes au cours des prochaines années.

Michel Roberge

62 – Le papier effaçable de Xerox

En novembre 2006, la compagnie Xerox annonçait son projet de produire un papier effaçable et réimprimable afin de contribuer à la réduction de la consommation du papier : un papier qui s’efface tout seul dans un délai de 16 à 24 heures et qui peut être réutilisé jusqu'à 100 fois.

Dans un article du Monde informatique du 29 avril 2008, le secret de ce papier est dévoilé : « des molécules codées […] créent une impression une fois exposée à une lumière ultraviolette émise par une fine barre installée dans l'imprimante. La molécule se réajuste toute seule dans les 24 heures qui suivent et reprend sa forme d'origine laissant de nouveau la page totalement vierge. Pour obtenir une page blanche sans attendre 24 heures, il suffit de chauffer la feuille et on obtient instantanément le même effet. » La vidéo qui suit illustre bien le principe énoncé.



Un communiqué du 13 janvier 2009, sur le site de Xerox, fait mention d’un brevet, portant le no 7 432 027, intitulé « Dual-layer protected transient document » (document transitoire à protection double couche) faisant partie d'un portefeuille de brevets qui portent sur des matériaux novateurs grâce auxquels le papier peut être réimprimé à plusieurs reprises.

D’un point de vue de gestion documentaire, cette technologie n’est évidemment pas une solution pour la réduction de l’utilisation du papier à des fins de conservation à moyen ou à long terme. Elle est toutefois intéressante pour la consultation à très court terme de documents sur papier plutôt que de les visionner à l’écran. Comme ce papier est réutilisable, il permet de réduire le gaspillage. Reste à voir jusqu’à quel point cette technologie s’intégrera dans nos façons de faire au quotidien.

Michel Roberge (en collaboration avec Nicolas Thibodeau)

61 – Le bureau sans papier aurait-il des impacts environnementaux?

La nouvelle est d’abord parue dans le Sunday Times de Londres du 11 janvier 2009 et a intéressé plusieurs médias comme le journal Le Monde ainsi que La Presse de Montréal : une recherche universitaire de Harvard dirigée par Alex Wissner-Gross aurait évalué qu’on émet autant de CO2 en menant 2 recherches sur Google qu'en portant à ébullition une bouilloire avec de l'électricité produite à partir de charbon : 14 grammes d'émission de carbone par rapport à 15 grammes pour une bouilloire. Et cette affirmation reposait sur le fait que Google utilise d'immenses centrales de serveurs répartis un peu partout dans le monde, tant aux États-Unis, qu'en Europe, en Chine et au Japon, qui exigent une importante demande énergétique produite, la plupart du temps, à partir de charbon ou de pétrole.

L’auteur de cette recherche a, par la suite, nuancé ses propos et Google a réagi en réfutant carrément les chiffres avancés, estimant qu'ils sont «plusieurs fois trop élevés» et évaluant plutôt à 0,2 g de CO2 les émissions produites par chacune des 200 millions de requêtes menées quotidiennement. Il n’en reste pas moins que 1000 recherches sur Google pollueraient autant qu'une automobile roulant sur un kilomètre.

Cette manchette nous amène toutefois à nous interroger sur l’impact environnemental non évalué de l’élimination du papier et son remplacement par des documents technologiques. Le transfert de support (la numérisation des documents), la création, le stockage et l’utilisation des documents technologiques reposent sur l’utilisation de technologies qui exigent aussi une certaine demande énergétique. Les postes de travail, les serveurs, les télécommunications incluant les activités de production du matériel (ordinateurs et leurs composantes), des supports technologiques (disques, rubans…) et des logiciels sont aussi consommatrices d’énergie. Sans parler de la disposition du matériel obsolète. Or, qui dit consommation d’énergie dit également production d’une certaine quantité de gaz à effet de serre. Et plus on est à la recherche de systèmes performants, plus la consommation d’énergie est importante. Avec les conséquences qu’on peut imaginer.

Tout a un prix. L’utilisation du papier a un impact sur la déforestation. Son déchiquetage et son recyclage ont aussi des impacts environnementaux. Même sa conservation physique, dans les bureaux ou dans des locaux d’entreposage, comprend des coûts énergétiques. Un bureau sans papier est-il moins polluant?

Selon un récent rapport du cabinet d'analyse Gartner, l'industrie informatique génère à elle seule 2 % des émissions de gaz à effet de serre, devant l'industrie aéronautique. Selon le journal Le Monde qui cite un récent rapport du cabinet d'analyse Gartner, « l'industrie informatique génère à elle seule 2 % des émissions de gaz à effet de serre, devant l'industrie aéronautique. Le simple fait d'utiliser un ordinateur consomme entre 40 g et 80 g de carbone par heure, explique John Buckley, directeur de Carbon Footprint, un cabinet d'expertise environnementale britannique. La consultation d'une simple page Web consommerait à elle seule environ 0,02 de carbone par seconde, le chiffre étant multiplié par 10 pour une page enrichie d'images complexes ou de vidéos (0,2 g) ».

Dois-je me sentir coupable pour avoir encore une fois contribué à l’augmentation des gaz à effet de serre après avoir effectué toutes ces recherches et mis à jour ce blogue?

Michel Roberge

60 – Pourquoi pas dévédé en lieu et place de DVD?

C’est en 1985 que sont apparus sur le marché les CD-ROM (sigle d'origine anglaise de Compact Disc Read-Only Memory) qui ont créé une révolution dans le monde du stockage informatique. À la fin des années 90, le sigle francisé cédérom est devenu nom d’usage commun et a fait son entrée dans les dictionnaires. Rappelons que ce fut aussi le cas du terme courriel comme équivalent français au mot e-mail.

En 1994, les besoins d’un support de stockage encore plus fiable et de plus grande capacité ont amené les grands industriels de produits informatiques à offrir un nouveau format de disque. C’est ainsi que sont nés, à la fin de l’année 1995, les DVD (Digital Versatile Disc).

Depuis 2002, j’utilise le terme dévédé en lieu et place du sigle anglais. Mon bouquin sur L’essentiel de la gestion documentaire, réédité ensuite en 2004, y fait référence. Il en sera également question dans mon prochain livre, La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques qui devrait paraître vers la fin du printemps 2009. De plus, mon entreprise emploie aussi le terme dévédé sur son site Web, dans ses propositions de services, dans sa méthodologie DocumentFaire™ (ses bonnes pratiques en Gestion intégrée des documents - GID) ainsi que dans le contenu de ses livrables. À ce jour, je n’ai jamais reçu de commentaires négatifs sur l’utilisation de ce néologisme.

Dernièrement, j’ai fait la proposition à l’Office québécois de la langue française (OQLF) de l’intégrer dans son Grand dictionnaire terminologique. J’attends leur réponse. Si vous souhaitez appuyer cette démarche, je vous incite à le faire savoir à transmettant un courriel à l’OQLF.

Michel Roberge

59 – Un parfum… d’archives

Je ne sais pas si vous avez lu l’excellent roman de Jean-Christophe Rufin, Le parfum d’Adam, publié en 2007, chez Flammarion. Un thriller écologique : Pologne, printemps 2005. Juliette, jeune française, libère des animaux de laboratoire. Cette action militante va l'entraîner au coeur de l'écologie radicale... Des territoires indiens d'Amérique, en passant par les ghettos pour milliardaires du Lac Léman jusque dans les favelas insalubres du Brésil, ce roman explore le monde de l'écologie radicale qui constitue, selon le FBI, la deuxième source de terrorisme mondial.

Si je vous parle de ce roman que je viens de terminer, c’est qu’il y est question des archives aux pages 209-210 alors qu’une ex-agente des services secrets américains tente d’infiltrer, à Seattle, le groupe écologiste One Eart où, Ginger, une employée de One Earth, demande à l’agente Kerry :

« - Qu'est-ce que tu as fait comme études?
Kerry haussa les épaules.
- Je suis archiviste.
- Non! C'est un métier, ça?
- Assez compliqué, même. J'ai fait six ans d'études supérieures, un mémoire de maîtrise.
- Sur le rangement?
- L'archive, ce n'est pas seulement le rangement. C'est la mémoire collective. C'est l'identité des institutions. C'est la trace du temps sur la société.
- Dis-donc, tu as l’air passionnée! Pourquoi tu ne travailles pas là-dedans, alors?
- C’est ce que je faisais jusqu’à la mort de mon mari. Et puis, j’ai pété les plombs. On m’a virée.
[…]
Ginger jeta un coup d'oeil sur sa table de travail encombrée de papiers.
Tous les murs du bureau étaient tapissés de classeurs en carton. Certains étaient bourrés à craquer. D'autres vides étaient écrasés par leurs voisins.
Elle réfléchit un instant et dit :
- Tu pourrais peut-être nous être plus utile que là où l'on t'a mise.
Faudrait que je te parle de nos archives à nous.
- Qui s'en occupe?
- Personne, évidemment. On est toujours le nez dans le guidon.
Le téléphone sonna et Ginger partit dans une longue discussion à propos d'une réunion qui devait être déplacée. Quand elle raccrocha, elle avait totalement oublié la question des archives. »

Michel Roberge

58 - Gestion de l’information ou Gestion des documents?

Dernièrement, je recevais une invitation à participer à une rencontre de réseautage devant regrouper des "gestionnaires de l’information" actuels et futurs. J’ai souvent l’impression que pour se donner une image plus dynamique, certains intervenants du métier cherchent à utiliser des expressions qui vont dans ce sens. Mais des expressions comme Gestion de l’information ou Gestionnaire de l’information ont-elles vraiment un sens? En soi, les mots "gestion" ou "gestionnaire" ne font pas problème. Du moins dans les deux expressions mentionnées précédemment. Je reviendrai dans un autre billet sur l’à propos du mot "gestionnaire".

De l’information, c’est quelque chose d’intangible : des renseignements, des connaissances, du savoir, du savoir-faire, de l’expertise. Un peu comme une impulsion électrique dans le cerveau des acteurs dans une organisation. Mais peut-on gérer de l’intangible? On peut recevoir de l’information. On peut en transmettre. On peut la garder pour soi ou la partager. On peut la stocker dans notre mémoire humaine. Il n’y a de trace d’information que lorsque celle-ci est consignée de façon tangible. C’est alors que l’on crée des documents, de l’information fixée sur un support traditionnel, le papier, ou technologique. N'est-il pas vrai que le jour où l’être humain a commencé à reporter sur un support quelconque ses connaissances, son savoir… (dessin, écriture, son, image fixe puis animée…), les documents qui en ont résulté se sont accumulés et ce sont les documents qui ont pu être gérés? Et l’évolution accélérée des sociétés humaines a été rendue possible.

Vous conviendrez avec moi qu’un support sans information (par exemple un formulaire vierge) n’a aucun intérêt, encore que ce formulaire peut nous renseigner sur certaines pratiques administratives. Mais une idée, une analyse, une opinion, une réponse à une question ou à une demande d’un client qui ne ne sont pas consignées sous une forme physique quelconque n’ont pas d’existence.

Alors peut-on vraiment déclarer que l’on gère de l’information? Gère-t-on plutôt des documents, des éléments tangibles, quels que soient les supports utilisés? Ce qu’on appelle maintenant la Gestion intégrée des documents en format papier et technologiques. Pourquoi ne pas utiliser une expression qui décrit davantage l’objet géré? Comme si le mot « document » était péjoratif, réducteur, dans un métier qui cherche à s’imposer dans l’océan technologique qui inonde les administrations.

Michel Roberge

57 - L’avenir du papier selon Jacques Attali

Dans une entrevue de 14 minutes de la série Conversations d'avenirs diffusée en France, le 30 mai 2008, sur la chaîne parlementaire Public Sénat, Jacques Attali rappelle qu’encore aujourd'hui, le bureau sans papier semble loin et le gaspillage est monnaie courante :

« Aux États-Unis, un document sur trois qui est imprimé est jeté sans avoir été lu et la quasi-totalité de ce qu'on lit est encore imprimé. En France, la proportion de documents imprimés non lus est d’un sur six ».

« Il faut en place des technologies de surveillance dans les entreprises pour encadrer l'impression de documents ».

Le papier est un matériau menacé qu'il va falloir préserver. Comment se prépare-t-on à l'épuisement des forêts? Aura-t-on un autre usage du papier et, si oui, lequel? Inventera-t-on de nouvelles matières pour remplacer la pulpe qui le compose? Quel usage réservera-t-on au papier traditionnel? Le recyclage est-il l'avenir du papier?

Je vous laisse écouter les propos de Jacques Attali.



Michel Roberge

56 - Patrimoine documentaire des autochtones au Canada

Une petite trouvaille sur le net. La bibliothèque numérique de Bibliothèque et Archives Canada propose un dossier complet sur la gestion du Patrimoine documentaire des autochtones dont plusieurs essais portent sur la conservation, la classification et la conservation de ces documents d’archives.

Par exemple, la section du site intitulée Traitées, cessions et ententes nous expose, entre autres, les origines et l’organisation de ces collections de documents tout en proposant divers hyperliens vers des expositions numériques ou des textes publiés sur le net.

Aussi, une autre section du site qui porte sur la Série Rouge et Série Noire nous expose les problèmes de conservation des dossiers du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien de 1872 à 1984, tout en faisant référence aux recommandations de la Commission Bagot (1842-1844), jusqu’à l’introduction du système de conservation numérique. Ce dossier fait un lien entre la gestion du patrimoine documentaire autochtone depuis le XVIIIe siècle et la gestion interne du ministère canadien des Affaires indiennes jusqu’à l’adoption de la Loi sur les Indiens en 1876.

Petite suggestion en passant : après la lecture des essais Traitées, cessions et ententes et Série Rouge et série Noire, je vous invite à consulter le dossier Soldats autochtones où vous y trouverez, un texte très intéressant sur l’enrôlement autochtones durant la Première Guerre mondiale.

Sandra Lacroix

55 – Le poids des documents technologiques

Vous êtes-vous déjà demandé si une clef USB et un cédérom étaient plus lourds lorsqu’ils contenaient des données? La question m’a été posée dernièrement. À première vue, pour un néophyte, elle peut paraître sérieuse. Je me souvenais d’avoir lu quelque chose à ce sujet. Après quelques recherches, j’ai retrouvé dans les archives du journal Le Soleil de Québec (4 mai 2008, page 16) un article de Jean-François Cliche intitulé « Léger comme un électron ».

La réponse est évidemment non. Après avoir consulté un professeur du département de génie électrique de l’Université Laval, Dominic Grenier pour ne pas le nommer, l’explication suivante était fournie :

« Dans une clé USB […], l’information est stockée au niveau des transistors. […] Lorsque l’on transfère un fichier sur une clef USB […], il se produit essentiellement deux choses. D'abord, une partie métallique des transistors, que l’on nomme « grille flottante » parce qu’elle est normalement isolée du reste des matériaux qui ne conduisent pas l’électricité, cesse d’être « flottante », justement. La clef USB se sert en effet de l’énergie électrique que lui fournit l’ordinateur pour « brancher » ces grilles sur ses circuits électroniques.

« Dans un deuxième temps, ce branchement permettra à la clef de mémoire de donner une charge électrique à ces grilles, soit en y ajoutant des électrons (charge négative), soit en en retirant (charge positive).

« Lorsque la clef USB est retirée de l’ordinateur, les grilles redeviennent flottantes, c’est-à-dire qu’elles sont de nouveau isolées du reste par des matériaux non conducteurs et peuvent ainsi conserver leurs charges électriques.

« Et c’est justement sous cette forme que la clef garde l’information : selon le type de charge électrique (positive ou négative) qu’on lui faut porter, chaque transistor correspond à un 1 ou à un 0 du langage binaire – ce qui signifie, comme on s’en doute, qu’une clef USB contient un joyeux paquet de transistors microscopiques.

« Une fois l’information emmagasinée, certains transistors pèseront donc un peu plus lourd […] parce qu’on leur a ajouté quelques électrons supplémentaires. Mais ces électrons-là étaient déjà dans la clé USB, on les a simplement changés de place. »

Élémentaire et fort intéressant, mon cher Watson ! L’explication ne portait pas sur les cédéroms. Le fait de perforer la couche métallique d’un cédérom (CD-R) rendrait-il celui-ci plus léger lorsqu’il est plein de données? Il faudrait peut-être "creuser" la question?

Michel Roberge

54 - Quelques citation de Peter F. Drucker

Un collègue de travail m’a transmis un certain nombre de citations, dont celles-ci de Peter F. Drucker, théoricien américain du management moderne. Je les partage avec vous :

« Les entreprises qui composent le centre des activités économiques depuis les dernières 40 années sont celles qui savent tirer profit de la production et de la distribution de l'information. »

« Celui-ci [phénomène de gestion de l’information] changerait radicalement la façon dont nous structurons les entreprises et conduisons les affaires. L'information deviendrait alors l'élément clé de la productivité. »

« Les entreprises modernes sont repensées et restructurées autour de l'information. »

« Nous pilotons nos entreprises à partir d'une seule aile, celle de l'information interne. Le défi ne sera certainement pas d'emmagasiner plus d'information interne ou de meilleure qualité, mais plutôt à savoir y intégrer l'information externe. »

« Il devient important de structurer l'information puisée de l'extérieur puisque tout le potentiel d'affaires y est situé. Il sera impératif de construire un système qui aura pour objectif de transmettre cette nouvelle information aux décideurs. »

Michel Roberge (avec la collaboration avec Carl Marchand)

53 - La bible sur une tête d'épingle

En fouillant sur le net, j'ai découvert qu'à la fin de l'année 2007, des scientifiques israéliens ont gravé la Bible au laser, sur une surface en silicone de la grosseur d'une tête d'épingle. Selon le chef de ce projet du Technion, l'Institut polytechnique israélien a réussi à introduire la totalité de l'Ancien Testament - environ 308.428 mots - sur une surface d'un demi-millimètre carré recouverte d'or.

Les scientifiques ont réalisé cette prouesse technique en gravant le silicone et l'or à l'aide d'un faisceau laser de minuscules particules ioniques : "En projetant un faisceau de particules en différents points de la surface, on peut graver n'importe quel caractère, notamment du texte", a expliqué le physicien.

"C'est la Bible la plus petite du monde", avait affirmé M. Zohar qui a soutenu qu'elle était cinquante fois plus petite que celle homologuée par le livre Guiness des records sous l'intitulé "la plus petite Bible au monde".

Dans les années 70, un collègue m'avait rapporté d'un congrès américain une Bible microfilmée sur une "ultra-fiche" de 4cm x 4cm que je possède toujours. Et dire qu'alors j'avais été impressionné!

Michel Roberge