211 – Une image peu reluisante des archivistes du journal catalan La Vanguardia au début du XXe siècle

Dans son roman intitulé Le jeu de l’ange, l’auteur catalan, Carlos Ruiz Zafón contribue à véhiculer une image plutôt noire des archives du grand journal barcelonais La Vanguardia dans les années 20 :

« Les archives du journal étaient situées dans un sous-sol de l’immeuble, sous l’atelier qui hébergeait la grande rotative, un produit de la technologie postvictorienne qui ressemblait au croisement d’une monstrueuse locomotive à vapeur et d’une machine à fabriquer des éclairs.

[…]

La salle des archives était un labyrinthe de couloirs formés par des rayonnages de trois mètres de haut. Deux pâles créatures ayant l’air de ne pas être sorti des caves depuis quinze ans officiaient en qualité d’assistants [du responsable des archives]. À son arrivée, elles accoururent comme des chiens fidèles pour prendre ses ordres. »

Carlos Ruiz Zafón – Le jeu de l’ange. – Paris : Robert Laffont, 2008. – Page 316.

210 – Un pavé dans la mare des tablettes de lecture : le iPad d’Apple.

Ça y est : la première version de la nouvelle tablette de lecture d’Apple, beaucoup plus qu’un lecteur de livres électroniques, a été annoncée, comme prévu, à la fin du mois de janvier. Couleurs, convivialité, multimédia. Tous et toutes ne sont pas satisfaits. Le meilleur est certainement à venir. Je vous en laisse en prendre connaissance dans cette vidéo qui illustre bien les possibilités actuelle de cette nouvelle technologie qui, selon certains spécialistes qualifient de iPod littéraire. À vous d’en juger :



Une consolation pour ceux et celles qui voudraient faire le saut : le délai de livraison au Québec permettra certainement de corriger certains problèmes de jeunesse inhérents à la sortie de tout nouveau produit.

Michel Roberge

Hors série : le Bouclier Bleu Haïti a besoin de volontaires

Dans la foulée de mon billet 205 – Une des facettes du désastre à Haïti : la destruction d’une très grande partie des documents de gouvernance je vous invite à consulter le site du Bouclier bleu Haïti qui est à la recherche de volontaires.

La mission de cette ONG (Comité international du Bouclier Bleu / International Committee of the Blue Shield –ICBS) est de « travailler à protéger le patrimoine mondial menacé par les conflits armés, les catastrophes naturelles ou causées par l’homme. Bien qu’il soit conscient que la priorité immédiate soit de retrouver les disparus et d’aider les blessés et les sans-abris, il met à disposition de ses collègues haïtiens son expertise et le réseau de ses organisations membres pour les aider dans leur travail d’évaluation des dégâts causés au patrimoine de leur pays, dont les bibliothèques, archives, musées, monuments et sites et les mesures de sauvetage, restauration et réparation nécessaires ». Elle regroupe les organisations suivantes :

- Le Conseil international des archives
- Le Conseil international des musées
- Le Conseil international des monuments et sites
- La Fédération internationale des associations et institutions des bibliothèques
- Le Conseil de coordination des associations d’archives audiovisuelles

Des Comités nationaux du Bouclier Bleu ont été créés dans un certain nombre de pays (18 sont opérationnels et 18 en construction). L’Association des Comités nationaux du Bouclier Bleu / Association of National Committees of the Blue Shield – ANCBS, fondée en décembre 2008, coordonne et renforce les efforts internationaux pour la protection de la propriété culturelle menacée de destruction dans les conflits armés ou les catastrophes naturelles. L’ANCBS a son siège à La Haye.

Il continuer à sauver des vies et soutenir à notre choix l’une ou l’autre des principales ONG dans leurs missions humanitaires à Haïti :

- Centre d’étude et de coopération internationale (CECI)- Croix-Rouge canadienne
- Médecins sans frontières (MSF)
- OXFAM Québec
- UNICEF

Michel Roberge

209 - L’accès aux archives classées secrètes : l’exemple des États-Unis et du Vatican

Selon l’Associated Press et la Canadian Press (décembre 2009), le « président américain Barack Obama a décidé […] que le gouvernement fédéral devait repenser son approche du secret dans les documents administratifs, ce qui devrait aboutir à la publication [en 2013] de plus de 400 millions de pages datant de la Guerre froide. […] Désormais, tout ce qui est archivé au niveau fédéral pourra potentiellement être rendu public, et les agences qui apposent le tampon "secret" sur leurs documents ou interdisent leur sortie des archives devront expliquer comment et pourquoi elles font de tels choix. » On y apprend également qu’un « centre national de déclassement des documents sera mis en place aux archives nationales pour aider les ministères à définir leur nouvelle politique en la matière. » Cette décision renverse celle de l’ex-président Georges Bush « qui avait autorisé à la fin de son second mandat les agences de renseignement à bloquer la publication de certains documents, même lorsqu'un panel interministériel estimait que la parution d'une information ne pouvait nuire en rien à la sécurité nationale. »

400 millions de pages : toute une mine de renseignements incroyable pour ceux et celles qui s’intéressent à l’histoire contemporaine et plus particulièrement pour cette époque, âge d’or de l’espionnage et contre-espionnage. Gageons que le tout sera disponible sur le Web.

Dans le même ordre d’idée, quelle sera la réponse du Vatican à la demande d’Israël d'ouvrir ses archives sur l'attitude du pape Pie XII « accusé » d'avoir gardé le silence pendant la Shoah? « … nous souhaitons, avec le plus grand respect, que les historiens aient accès aux archives du Vatican sur cette période et tous les événements liés à l'effondrement de l'Allemagne nazie » a déclaré Riccardo Pacifici, le président de la communauté juive de Rome, lors de la visite du pape Benoît XVI la synagogue de Rome le 17 janvier 2010. La même requête a été exprimée par le vice premier ministre israélien Silvan Shalom à l'issue de cette rencontre.

Comme quoi il y aurait des secrets plus secrets que d’autres!

Michel Roberge

208 - Nouvelle publication sur l'établissement de schémas de classification hiérarchiques de qualité pour les documents administratifs

Lors du lancement, en décembre 2009, de mon livre sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, j’ai annoncé que je travaillerais, au cours de 2010, sur la production d’un ouvrage sur l’établissement de schémas de classification. L’expérience de diffuser périodiquement le plan de rédaction en construction et l’état d’avancement de l’écriture m’ayant permis de recevoir des commentaires et suggestions de contenu, je récidive.

Vous pourrez donc consulter, à compter du vendredi 29 janvier 2010, dans un premier temps, le plan d’écriture en évolution et, au cours des les semaines qui suivront, un état du travail en cours et complété (ou comme le disait Molière, le « work in progress » du projet). Cette publication devrait être lancée à l’automne prochain. Elle s’intitulera Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs. Conception, développement, déploiement et maintenance. Je vous livre, en primeur, l’énoncé de chacun des :

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1. L'exploitabilité des grands ensembles d'objets à gérer
2. Les caractéristiques générales d’un schéma de classification hiérarchique
3. La conception d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs
4. Le développement d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs
5. Le déploiement du schéma de classification hiérarchique des documents administratifs
6. La maintenance du schéma de classification hiérarchique des documents administratifs

© 2010 – Tous droits réservés – Michel Roberge

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Tout au long du processus de remue-méninges, je vous invite à me transmettre vos commentaires et vos suggestions.

Michel Roberge

207 - Quelques souhaits de l’Union européenne pour 2010

L’Union européenne s’est donnée comme objectif d’assurer une gouvernance « transparente, accessible et ouverte ». Aussi, en ce début d’année, voici quelques-uns des souhaits qu’elle énonce, particulièrement ceux relatifs à la gestion documentaire :

Accès aux documents et aux registres
L’accès aux documents du secteur public est une obligation européenne pour les institutions depuis le règlement 1049/2001 qui sera probablement modifié au cours de 2010. Il semble que les impacts de ce règlement ne sont pas très satisfaisants : « recherche difficile pour les non-initiés, documents souvent invisibles pour les grands moteurs de recherche, absence de croisement possible entre les textes issus d’institutions différentes, mais pour une même procédure législative, pas de notification d’une nouveauté pour une procédure inter institutionnelle donnée si ce n’est sous une forme limitée pour l’observatoire législatif, études d’impact peu visibles, documentation de contexte, de background (études, auditions publiques, comitologie…) pourtant produite par l’Union, synergie défaillante avec les parlements nationaux. » En somme, des améliorations souhaitées afin d’offrir « des possibilités de recherche croisées, inter institutionnelles, thématiques et une réutilisation possible des textes afférents par les parlements nationaux et la société civile ».

Mieux créer et gérer les documents technologiques
La création des textes repose encore trop souvent sur l’utilisation simple de logiciels de traitement de textes tel que MS Word. « La réutilisation de ces textes dans la chaîne éditoriale (y compris les traductions et les amendements successifs) exigerait un outil plus rigoureux accessible et disponible sur Internet et permettant une structuration des documents ».

« Certaines institutions ne disposent pas encore d’un solide service interne de gestion des documents, de calendrier des obligations rédactionnelles, de ses versions successives, des notifications aux collaborateurs internes et externes, de ses différentes langues, de conservation pérenne, d’indexation… » Tout ce que préconisent certaines normes telles ISO 15489 et MoReq2.

Enregistrer et indexer les documents technologiques
« Certains penseront à tort qu’il suffit que Google "connaisse" les documents pour que le problème soit résolu. Mais comment parvenir à un Internet plus intelligent, plus sémantique sans un sérieux effort de catégorisation, d’indexation de tous les documents produits à l’aide de thesauri multilingues? » Cet énoncé est doux à mes oreilles. Comme quoi les moteurs de recherche ne sont pas la panacée (voir billet 204)! À l’évidence, la nécessité d’un véritable système de Gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

206 - De la tablette d’argile à la tablette de lecture iSlate : des rumeurs qui se confirment

Il semble que la nouvelle tablette de lecture qui fera son entrée sur le marché sera le iSlate de Apple. La rumeur veut que ce nouveau produit soit dévoilé d’ici la fin du mois de janvier. D’un point de vue technique, il s’agirait d’un amalgame des technologies du MacBook, de l’iPod et de l’iPhone. Sur le Web, il est déjà possible de consulter un document secret qui en décrirait les principales caractéristiques techniques. Si le document est véridique, la célèbre firme de Cupertino aurait-elle des problèmes de protection de ses documents essentiels et confidentiels?

On parle alors de deux versions : l’une avec un écran de sept pouces et une autre de dix pouces avec des écrans tactiles améliorés et utilisant un système d'exploitation intermédiaire entre celui de l'iPhone et le Mac OS des ordinateurs personnels Apple. On peut donc imaginer un outil de lecture multimédia, une machine qui offrirait plus que les fonctionnalités de lecture de livres et de journaux électroniques, avec des capacités d’affichage en couleurs et de consultation d’information en ligne (Internet). Certains parlent même de l’intégration potentielle d’une webcam qui en ferait un visiophone. Reste à en connaître le prix.

Si le tout se confirme, le concept de la tablette de lecture utilisée en basse Mésopotamie entre 3400 et 3200 avant notre ère transformée en outil de haute technologie du XXIe siècle commence à devenir de plus en plus intéressant.

Mais alors, nous débarrasserons-nous des livres? J’y reviens dans un billet subséquent.

Michel Roberge

205 – Une des facettes du désastre à Haïti : la destruction d’une très grande partie des documents de gouvernance.

Pendant que l’aide humanitaire internationale s’efforce tant bien que mal de sauver des vies, de soigner les blessés et de sécuriser la population haïtienne, opération qui prendra certainement des semaines, voire des mois, la reconstruction du pays sera la prochaine étape. Les informations actualisées qui nous parviennent nous permettent de constater à quel point l’État haïtien ainsi que ses municipalités et ses organismes de santé et d’éducation ont subi des pertes d’infrastructures quasi irrécupérables : infrastructures physiques, matérielles et technologiques. Compte tenu de mon métier, ma préoccupation est aussi portée sur les ressources informationnelles détruites en partie ou possiblement récupérables parmi les débris, sous des tonnes de béton et des amas de poussière. Lorsque les pelles mécaniques, les rétrocaveuses et les bulldozers vont commencer à déblayer les ruines, le risque d’une plus grande perte est à craindre.

Nous sommes tous conscients que dans un tel contexte la reprise des activités, la légitimité des actions, la protection des droits, la gouvernance au quotidien sont définitivement en péril. Qu’en était-il avant le séisme? Et même avant les autres sinistres (inondations, tornades…) qui ont frappé ce pays au cours des dernières années? Le cas de Haïti, à cause des événements récents, occupe la presque totalité de nos préoccupations. Mais des situations similaires, d’une ampleur généralement non comparable, se produisent régulièrement. Et aussi dans un grand nombre de pays pauvres (n’ayons pas peu des mots) à la suite ou non cataclysmes.

Une ONG « Gestion documentaire sans frontières (GDSF) » pourrait-elle contribuer aux efforts de reconstruction du pays?

Plusieurs corps professionnels ont créé des infrastructures d’aide sous forme d’organisations non gouvernementales (ONG) dont il existe par exemple des sections québécoises : Médecins sans frontières (MSF), Pharmaciens sans frontières (PSF), Reporters sans frontières (RSF), Avocats sans frontières (ASF) à qui j’ai emprunté, sur leur site Web, l’image qui parle par elle-même et qui illustre ce billet, Enseignants sans frontières (ESF), Ingénieurs sans frontières (ISF)… Il y a bien l’organisation Archivistes sans frontières (ASF), une initiative catalane dont il existe une association française. Cette ONG se spécialise davantage dans l’aide à la sauvegarde du patrimoine archivistique (principalement les archives historiques) de certains pays africains ou du bassin méditerranéen).

Le désastre sur cette partie de l’île Hispaniola devrait peut-être nous inciter à envisager la création d’une nouvelle ONG dédier à aider les organisations sinistrées à récupérer et à rendre accessible les documents administratifs et les dossiers de gouvernance : une telle organisation, «Gestion documentaire sans frontières (GDSF) », pourrait avoir comme mission (très pointue, j’en conviens) d’intervenir en situation d’urgence pour le redémarrage des services administratifs d’organismes publics stratégiques. Une organisation qui pourrait avoir son siège social à Québec et qui, à partir d’un pôle d’expertise québécoise de toute origine en Gestion intégrée des documents en format papier et technologiques (processus et savoir-faire, ressources professionnelles et techniques, ressources matérielles… et surtout transfert local de connaissances) permettrait de regrouper les forces du métier au service des organismes dans le besoin. Il me semble que compte tenu de l’expertise acquise dans les milieux publics et privés depuis près de 45 ans, c’est au Québec que cette noble initiative devrait être prise.

À partir d’objectifs définis par les entités sinistrées et en appui aux ressources spécialisées locales, il serait alors possible de récupérer tout ce qui est récupérable, de reconstituer les éléments manquants, de réorganiser et d’entreposer le tout pour le rendre utilisable au moyen des technologies numériques. On pourrait aussi imaginer que des moyens d’hébergement temporaires pourraient sécuriser la gouvernance jusqu’à ce que les administrations puissent les reprendre en charge. Des tâches certainement colossales, des chantiers à moyen et à long terme avec un souci de pérennité pour l’avenir.

Je suis conscient que la mise sur pied d’une nouvelle ONG ne peut se faire du jour au lendemain, mais avec l’appui et l’expertise d'autres organisations similaires, un tel projet pourrait certainement être en mesure d’offrir ses premiers services dans des délais raisonnables (si la raison a sa place dans de telles circonstances). C’est une idée qui vaut ce qu’elle vaut. Elle est peut-être farfelue. Je la lance, telle une bouteille à la mer. Je vous invite à la relancer à votre tour en faisant circuler l’adresse précise de ce billet :

http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/01/205-une-des-facettes-du-desastre-haiti.html

Qui sait? Elle peut faire du chemin si elle trouve des appuis et des intérêts.

En attendant, il faut sauver des vies et soutenir à notre choix l’une ou l’autre des principales ONG dans leurs missions humanitaires à Haïti:

- Centre d’étude et de coopération internationale (CECI)
- Croix-Rouge canadienne
- Médecins sans frontières (MSF)
- OXFAM Québec
- UNICEF

Michel Roberge

204 – La solution à l’infobésité

Dans un article intitulé « Comment éviter que la surinformation ne nuise aux organisations » et publié dans le journal Les affaires du 19 décembre 2009 au 8 janvier 2010, le journaliste Alain McKenna affirme que « Regrouper des informations en une base de données unique réduit le risque de sombrer dans l’infobésité ». Pour appuyer ses propos d’un point de vue de TI, l’auteur cite des statistiques qui ont une influence sur la productivité dans les organisations :

· 28 % du temps des employés de bureau est consacré à « ouvrir des courriels, à surveiller leur messagerie instantanée et à consulter leur téléphone cellulaire ».
· 20 % du temps de travail est consacré « à éliminer l’information inutile » [à condition évidemment de savoir qu’est-ce qui est vraiment inutile].
· « En 2011, l’information numérique sera dix fois plus importante qu’en 2006 ».
· « En 2007, pour la première fois, on a généré plus d’information qu’il était possible d’en stocker ».

Une des solutions « miracles » proposées est l’utilisation de moteurs de recherche présentés comme une option pour structurer et regrouper les données et pour en indexer le contenu « dans une base de données unique où il sera plus facile de les retracer ».

À moins que je ne me trompe, mais il me semble qu’un moteur de recherche n’est pas un outil de structuration de l’information comme peut l’être une véritable solution logicielle de Gestion intégrée des documents (GID). Les moteurs de recherche indexent les contenus et permettent de générer certaines facettes d’identification et de repérage des fichiers informatiques à partir du texte ou des métadonnées. Et à ce titre, ce sont des outils puissants pour dynamiser une accumulation non structurée et non normalisée de documents électroniques.

Mais ils ne permettent pas de faire de liens entre les différents documents pour la constitution de dossiers, fondement même de la gestion des affaires dans une organisation. Et surtout, ils ne font pas le pont entre la portion en format papier qu’on voudrait peut-être bien faire disparaître, mais qui est encore omniprésente, quoi qu’en disent certains intervenants en TI. Pas possible non plus de gérer le cycle de vie avec de tels engins.

Alors, d’un point de vue de GID, il faut promouvoir effectivement le regroupement des documents technologiques (fichiers informatiques et courriels) dans une même base de données organisationnelle dont la gestion est assurée par une solution logicielle de GID qui intègre les outils conçus spécifiquement pour structurer et gérer le cycle de vie de ces documents. Dans le langage du métier : un ou des schémas de classification sur la base duquel ou desquels peuvent se constituer les dossiers (physiques ou virtuels) et un calendrier de conservation qui calcule lors de l’enregistrement des unités documentaires leur durée de vie utile et qui fixe leur sort final lorsqu’ils deviennent inutiles à des fins de gouvernance.

Michel Roberge

203 – Haïti, 12 janvier 2010

Pas facile ce matin de publier un billet qui ne tienne pas compte des événements d’hier à Haïti. J’ai été rivé à mon téléviseur toute la soirée à l'affût du peu d’information qui pouvait provenir de cette portion de l’île Hispaniola. D’autant plus que deux employées de ma conjointe, résidentes de Québec, étaient arrivées à Port-au-Prince en après-midi dans le cadre d’une mission d’aide du Québec pour le développement de sites Web gouvernementaux. Elles devaient être logées à l’hôtel Montana qui semble avoir été détruit et devaient tenir une première rencontre avec les représentants de la présidence vers 16 h. Comme plusieurs édifices administratifs semblent avoir été détruits ou très endommagés, vous comprendrez que le téléphone et le Blackberry de ma conjointe n’ont pas dérougi pendant la soirée et une bonne partie de la nuit : les autorités gouvernementales québécoises étant à leur recherche. Tous sont inquiets.

En regardant le spectacle désolant des milliers de personnes encore une fois à la rue et des dégâts matériels, outre le désastre humain d’une population qui a eu, au cours des dernières années, son lot de malheurs, je ne pouvais m’empêcher de m’interroger sur les capacités de relève de l’administration déjà chaotique. Des personnes-clés tuées, des édifices effondrés, des documents essentiels à la gouvernance détruits ou perdus. Déjà, dans nos sociétés riches, l’information importante est souvent très mal protégée. Imaginez ce qu’il en sera pour l’État haïtien, pour la ville de Port-au-Prince, pour les organismes publics et les entreprises qui ont été dramatiquement touchés. La fragilité de nos sociétés technologiques qui reposent sur la disponibilité de l’électricité pour le fonctionnement des téléphones cellulaires, des systèmes informatiques, incluant Internet et des systèmes conventionnels de communication est plus qu’évidente. Dans des situations de sinistres majeurs, force est de constater qu’elle laisse les humains dépourvu de moyens efficaces de relève.

Michel Roberge

202 – Une nouvelle année s’amorce

2010 : L’année du premier contact est, pour les amateurs de cinéma, le titre d’un film du réalisateur américain Peter Hyams. Sur la scène internationale, 2010 a été déclarée Année internationale du rapprochement des cultures et Année mondiale de la biodiversité par l’Organisation des Nations-Unis (ONU).

Personnellement et d’un point de vu professionnel, cette nouvelle année a une tout autre signification : elle correspond à mes 35 ans de métier d’intervenant en gestion documentaire. Elle marque aussi le 25e anniversaire d’un ouvrage (La classification universelle des documents administratifs) que j’ai osé publier en 1985 et qui a eu une certaine influence sur l’établissement de schémas de classification au Québec; également les 25 ans de GESTAR Solutions documentaires, entreprise que j’ai fondée avec deux de mes étudiants de l’Université du Québec à Montréal (UQÀM), Alban Boudreau et Élise Tremblay; enfin les 20 ans du premier logiciel québécois de gestion des documents que j’ai conçu qui prenait en charge la gestion intégrée d’un schéma de classification et d’un calendrier de conservation (Documentik®) et qui permettait déjà, en 1992, d’enregistrer et de repérer à la fois les documents en format papier et les fichiers informatiques de format WordPerfect®.

Je reprends donc le rythme de publier trois fois par semaine des billets d’opinion, des nouvelles commentées ainsi que des notes de lecture. Comme promis lors du lancement de mon livre sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, je rendrai disponible sur le Web, à compter du vendredi 15 janvier, le plan de rédaction en élaboration d’une future publication sur la conception, le développement et l’application de schémas de classification hiérarchiques pour les documents administratifs. Comme ce fut le cas pour l’ouvrage cité précédemment, il vous sera possible de me faire parvenir vos commentaires et suggestions pendant la phase dite de « cogitation ».

De plus, au cours des prochaines semaines, j’amorcerai l’établissement d’un palmarès de la qualité des schémas de classification dont la diffusion sur le Web par les ministères et les organismes du gouvernement du Québec est exigée par le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels. La grille d’analyse sera diffusée au cours des prochains jours.

Bonne année 2010 à toutes et à tous.

Michel Roberge

201 – Déjà 200 billets

Le 23 décembre dernier, je rédigeais le 200ième billet de ces Carnets d’observation en gestion de l’information portée par tout type de support : depuis le 23 novembre 2008, 19 002 pages ont été vues lors de 11 111 visites de 6 589 visiteurs (en croissance continue).

- Les 15 premiers pays d’origine des visiteurs par ordre décroissant : Canada, France, Suisse, Belgique, Maroc, Espagne, États-Unis, Algérie, Tunisie, Luxembourg, Sénégal, Côte d’Ivoire, Royaume-Uni et Cameroun

- Les six pages les plus visitées par ordre décroissant :

82 – Support, format, contenant et type de document
130 – Portrait de deux Archivistes et Records managers du Luxembourg
92 – La numérisation des archives médicales
28 – Quelques photos d’archives de Québec, 1850-1908
195 – Mettre fin au mythe qu’archivage électronique = gestion des documents
109 – La France traduit l’expression Records Management.

Les nombreux commentaires reçus de la part des internautes m’encouragent à continuer de partager mes réflexions personnelles, mes découvertes et mes notes de lecture relatives à la Gestion intégrée des documents (GID) tant en format papier que technologiques.

Merci de toujours être là et au plaisir de partager certaines des préoccupations du métier.

Michel Roberge