232 – Quelques légendes urbaines en matière d’établissement de schémas de classification hiérarchiques pour les documents administratifs

Il y a quelques années, lors de la rédaction du plan d’affaires de mon entreprise, un consultant accompagnateur avait énoncé, après de nombreuses recherches, qu’au Québec, dans le métier que je pratique depuis près de 35 ans, il n’y a aucun contrôle à l’entrée. Autrement dit, n’importe qui peut se déclarer spécialiste archiviste ou de la gestion documentaire. Soit en l’affirmant, soit en adhérant à regroupement professionnel. L’idée ne m’avait jamais effleuré et, depuis ce moment, elle m’apparaît un constat assez juste. Je ne dis pas que la majorité des intervenants dans le domaine ne sont pas compétents. Bien au contraire, car ces compétences, parfois limitées à une expérience plus ou moins variée dans le cours d’une vie professionnelle, se sont généralement développées au rythme des essais erreurs sur le terrain. Je suis moi-même une belle illustration de ces acquis par la pratique puisqu’en dans les années 70, il n’y avait aucun programme complet de formation et très peu de réalisations concrètes. J’ai eu la chance de pouvoir être confronté à des centaines de situations parfois similaires, parfois fort différentes en agissant comme consultant auprès d’organisations variées tant des services publics que des entreprises privées.

Je vous impose cette longue introduction pour mettre en évidence que de nos jours, il se véhicule ou se publie parfois, par des théoriciens ou des théoriciennes qui ont eu peu ou pas de contacts avec la réalité, des faussetés, des idées reçues, voire des légendes urbaines cautionnées par des organisations officielles. Et parfois, le jupon dépasse : les principes énoncés ne se vérifient pas toujours dans les illustrations qui viennent appuyer la démarche proposée. Voici quatre exemples relevés récemment dans le cadre d’une veille sur Internet relatifs à la conception et au développement d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs :

1. On peut produire un calendrier de conservation avant d’établir le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs. Et si on fait l’inverse, c’est sous la pression du besoin urgent exprimé par les unités administratives.
FAUX : il faut d’abord construire l’arbre de classification et, par la suite, y intégrer les règles de conservation branche par branche. Le schéma de classification est la pierre d’assise d’un système de gestion intégrée des documents (GID).

2. Parce qu'il faut gérer des documents numériques, on doit composer avec des contraintes dans l’établissement du schéma de classification hiérarchique quant au nombre maximum de niveaux à définir.
FAUX : un schéma de classification des documents administratifs doit être développé naturellement afin de hiérarchiser l’ensemble des fonctions et activités d’une organisation. Ces contraintes s’appuient sur la méthode archaïque de gestion des fichiers informatiques dans des arborescences de répertoires qui impose une limite maximum de 256 caractères pour nommer la chaîne de répertoires jusqu’au nom précis de chacun des fichiers. Avec les moyens dont on dispose aujourd’hui, la gestion intégrée des documents à la fois en format papier et technologiques permet d’intégrer un schéma de classification hiérarchique qui répond aux exigences de constitution de dossiers précis.

3. Pour établir un schéma de classification, il faut procéder à l’inventaire des dossiers afin de répertorier tous les documents de l’organisme.
FAUX : je ne comprends toujours pas comment, en 2010, on fait une telle affirmation en suggérant de consacrer des semaines et des mois à faire la collecte des titres, des descriptions et des localisations de chaque document. Dans une organisation où il n’y a pas de système organisationnel de gestion documentaire, dont les pratiques de gestion des documents sont individuelles et non unifiées, l’inventaire des documents ne fait que nous fournir, après des efforts souvent hors proportion, un portrait de la désorganisation documentaire. L’expertise en matière de conception (principes directeurs et modélisation) est davantage porteuse de résultats dans des délais plus courts.

4. Le format de codes de classification idéal est 9999.99.99.
FAUX : le meilleur système de codification associé à un schéma de classification est celui qui est établi à partir d’une analyse des caractéristiques de l’arborescence développée. Sinon, l’architecte documentaire se voit imposer des contraintes par le format du code et s’oblige à aplatir sa structure ou à la tronquer, ce qui va à l’encontre des principes d’élaboration des hiérarchies classificatoires.

Ces affirmations m’amènent à conclure que face à une situation complexe – et le développement d’un schéma de classification hiérarchique pour les documents administratifs en est particulièrement une – , il y a toujours quelqu’un prêt à apporter une solution simple, sinon simpliste, claire et parfois fausse.

Michel Roberge

231 – Bref moment de réflexion

Je soumets à votre réflexion cette lapalissade : « L’ordre et la méthode diminuent la dépense d’énergie »

Principe enseignée aux apprentis-infirmières par les Sœurs de la Charité de Montréal (Sœurs Grises). Lu sur le site de l’Association des archivistes du Québec (AAQ).

Michel Roberge

230 - La mairie de Montpellier avait-elle oublié ses archives?

Sur la même lancée, lu sur MidiLibre.com, dans un bref article intitulé Mairie : quid des archives?

« Alors que la construction de la future mairie avance, une question est venue dernièrement troubler la sérénité ambiante : où seront entreposées les archives municipales? Oups ! Malaise dans l'assistance. Personne n'a prévu dans ce somptueux bâtiment de 110 M € et 27 000 m2 un lieu pour ranger les tonnes d'archives qui croupissent actuellement au troisième sous-sol de la place Ponge. Dommage. »

L’ancienne mairie est actuellement logée au 1, Place Francis Ponge. Devant un tel oubli, j’ai comme l’impression que les élus ne sont pas souvent « descendus aux archives » pour consulter des documents!

Michel Roberge

229 - Des archives dans un garage de camions poubelles

Lu sur 20 minutes.fr : La ville de Nantes (France) transférera les archives municipales, actuellement à l’étroit dans leurs locaux du centre-ville, dans un bâtiment actuellement occupé depuis plus de 20 ans par les camions poubelles de la régie des déchets. Un bâtiment en pierre de la Morrhonnière, près du Petit-Port qui avait aussi servi, jusqu'en 1958, de garage des premiers tramways de la ville. Quant à la centaine de bennes et de véhicules qui occupent les lieux, ils ­seront répartis sur trois sites mieux adaptés qui permettront de mieux couvrir l'ensemble de l'agglomération. Souhaitons que les archives trouvent dans ces locaux plutôt inusités un lieu de conservation et de préservation qui fera oublier sa vocation antérieure.

Michel Roberge

228 – Qui a dit que le papier était en voie de disparition?

Lu dans le journal Le Soleil de Québec du 22 février 2010, sous la plume de la journaliste Isabelle Mathieu, à propos de la disparition prochaine du Conseil d’agglomération de Québec jugé coûteux et inutile :

« Avant chaque séance du conseil d'agglomération, le Service du greffe de Québec doit envoyer des piles de dossiers aux élus, au directeur général, au trésorier et au greffier des villes défusionnées. "On nous a dit que ça coûtait 1 million $ par année, affirme Émile Loranger [maire de la Ville de l’Ancienne-Lorette]. Je reçois des caisses de documents à toutes les semaines, c'est fou!" »

Sauf pour un exemplaire, tout s'en va directement au recyclage, ajoute le maire Loranger. »

Si le Conseil devait être supprimé, il semble que les « dossiers pourraient continuer d'être transmis aux maires des villes défusionnées, et, si ces derniers ne formulent pas d'opposition, les points à l'ordre du jour seraient considérés comme adoptés ».

Ne pourrait-on envisager cette transmission par un partage d’information à la manière d’un système de gestion intégrée des documents (GID)? Monsieur Loranger qui fut, dans une autre vie, responsable de la gestion documentaire dans un ministère du gouvernement du Québec serait bien placé pour en faire la suggestion.

Michel Roberge

227 – La sainteté peut-elle reposer sur des documents technologiques?

On apprenait dernièrement qu’environ 30 caisses de documents ont été expédiées à Rome pour documenter le processus de béatification et de canonisation de mère Julienne du Rosaire, fondatrice de la Congrégation des sœurs dominicaines missionnaires adoratrices de Beauport, ville fusionnée à Québec depuis quelques années. 30 caisses de papier dont quelques-unes ont été scellées symboliquement à la basilique-cathédrale de Québec par le cardinal Marc Ouellet!

Question : les témoignages que contiennent ces documents qui seront analysés par la Congrégation des Saints, à Rome, auraient-ils la même valeur probante s’ils avaient été numérisés, stockés sur quelques disques optiques (cédéroms, dévédés ou Blu-rays) et transportés à moindre frais dans un simple porte-document?

Michel Roberge

226 – Un projet de Loi sur le patrimoine culturel déposé à l’Assemblée nationale du Québec

La ministre de la Culture, des Communications et de la Condition féminine du Québec a déposé un projet de loi (82) qui « propose une réforme du droit applicable à la protection du patrimoine culturel présentement régie par la Loi sur les biens culturels ». Je vous laisse en prendre connaissance en soulignant les éléments suivants :

Le texte déposé proposerait à l’article 2 une définition du « document patrimonial » harmonisée avec celle de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCJTI) : « selon le cas, un support sur lequel est portée une information intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images, délimitée et structurée de façon tangible ou logique, ou cette information elle-même, qui présente un intérêt pour sa valeur artistique, emblématique, ethnologique, historique, scientifique ou technologique ». La définition de la valeur « patrimoniale » invoquée dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (art. 20) pour ne pas détruire et conserver « sur son support d'origine » un document ayant fait l’objet de transfert de support serait donc ici enfin précisée.

Il propose également (art. 82 et suivants) le remplacement de la Commission des biens culturels par un Conseil du patrimoine culturel du Québec formé de 12 membres qui pourrait, entre autres, « faire au ministre des recommandations […] toute question relative aux archives visées à la Loi sur les archives ». De plus, ce Conseil aurait un rôle à jouer lors de l’acquisition de documents patrimoniaux par un centre d’archives agréé (art. 85). Comme le Conseil aurait le pouvoir de former des comités pour l’examen de questions spécifiques (art. 95), « Les fonctions attribuées au Conseil par la Loi sur les archives [seraient] exercées en son nom par un comité constitué de trois personnes désignées par le Conseil ». Dans le cas de l’acquisition par un centre d’archives agréé d’un document patrimoniale, le Conseil se verrait confiée la responsabilité d’en « fixer la juste valeur marchande » (art. 103 à 106).

Mentionnons enfin que ce projet de loi n’apporterait que des modifications mineures aux articles 11, 16, 22 et 38 de la Loi sur les archives par le remplacement de « de la Commission des biens culturels » par « du Conseil du patrimoine culturel ».

Ce texte sera étudié en commission parlementaire. C’est donc à suivre.

Michel Roberge

225 – Pourquoi classifier les documents et les dossiers?

Une internaute me demandait dernièrement, dans un courriel, comment peut-on de nos jours justifier la conception et l’utilisation d’un schéma de classification pour gérer les documents d’entreprise. Et ce, plus particulièrement, si une grande partie des documents d’un organisme se présentent sous forme électronique : fichiers informatiques et courriels. Considérant les puissants moteurs de recherche ainsi que les outils de collaboration, tels les Sharepoint de ce monde. Il s’interrogeait sur les efforts requis pour développer de telles structures qui sont parfois complexes et pour amener le personnel d’une organisation à les utiliser.

Ce n’est pas la première fois que j’entends ce genre de commentaires et j’y ai déjà fait allusion dans des billets antérieurs. Ma première réaction est la suivante : il faut classifier, structurer de façon physique ou virtuelle, les documents d’une organisation afin de leur donner un sens. Je m’explique.

En soi, un document, isolé, a une raison d’être : il est la trace d’une décision et d’une action posée dans un processus d’affaires ou dans l’accomplissement d’une activité. Mais un document a vraiment un sens lorsqu’il est mis en relation avec les autres documents créés, reçus ou expédiés avant et après sa création, sa réception ou son expédition. Ces liens entre documents « de même famille » constituent ce qu’on appelle des « dossiers ». Ceux-ci sont composés d’un nombre plus ou moins important de documents en format papier ou microfilmés, ou qui se présentent sous forme de fichiers informatiques de tout type, y compris de courriels. Ces ensembles d’information portée sur un support documentent les fonctions, les activités, les relations qu’entretient l’organisme avec des personnes ou d’autres entités juridiques.

Et le schéma de classification est l’outil essentiel pour rendre possible la constitution de dossiers physiques, électroniques, virtuels ou hybrides. Sans schéma de classification, intégré à des solutions technologiques de gestion électronique des documents ou à des outils de collaboration, c’est l’anarchie dans l’accès à l’ensemble de l’information relative à un dossier d’affaires. Que celui-ci soit constitué et tenu à jour à des fins de gestion interne ou de gestion des activités découlant de la mission spécifique de l’entreprise. Et ne comptez pas gérer facilement le cycle de vie des documents sans schéma de classification hiérarchique!

J’illustrerai cette affirmation, dans un futur billet sur l’importance qu’on accorde maintenant au schéma de classification dans certaines solutions logicielles offertes sur le marché. Et je reviendrai également sur un certain nombre « d’idées reçues » quant à la conception et au développement de schémas de classification hiérarchiques pour les documents administratifs.

Michel Roberge

224 – La spoliation de la preuve documentaire

Je vous recommande fortement la lecture de cet article de Philippe Senécal publié le 25 janvier 2010 sur le site Web de Droit et Techno à propos d’un « jugement rendu le 15 janvier 2010 par la juge Shira A. Scheindlin de la Cour fédérale du district sud de New York [qui] définit clairement les obligations auxquelles sont soumis tous les justiciables, même québécois, en vertu des règles d’administration de la preuve ». La juge y présente « une analyse exhaustive des conséquences de la spoliation de la preuve et établit les critères pour évaluer les agissements d’une partie afin de sanctionner de façon adéquate ». Elle mentionne, entre autres, que « le tribunal peut conclure qu’une partie, soumise à l’obligation de préservation, a fait preuve de négligence grossière lorsque la preuve démontre qu’elle n’a pas :

(1) émis une directive de surseoir à la destruction des documents qui pourraient potentiellement être pertinents au litige engagé ou anticipé;
(2) identifié tous les détenteurs des documents et ne s’est pas assurée que les détenteurs préservent lesdits documents;
(3) cessé la destruction des courriels;
(4) préservé les dossiers et les archives d’anciens employés; ou
(5) préservé les rubans de sauvegarde lorsque cette méthode de préservation constitue la seule source permettant l’accès à l’information pertinente. »

Et l’auteur de l’article de conclure : « Considérant les impacts importants pour leurs clients, les avocats peuvent-ils encore se permettent d’ignorer les règles d’administration de la preuve et la saine gestion documentaire? »

Élémentaire, mon cher Watson!

Michel Roberge

223 – La destruction des documents administratifs en Haïti

Vous me pardonnerez certainement encore une fois mon insistance à souligner cette situation catastrophique pour la relève de l’administration haïtienne à la suite du sinistre du 12 janvier 2010.

Il y a quelques semaines, j’avais fait parvenir un courriel à Monsieur Gilbert Lavoie, chroniqueur au journal Le Soleil de Québec, pour le sensibiliser à cette situation relatée dans aucun média écrit et électronique québécois.

Ce matin, dans un texte intitulé « Bienvenue au Québec », Monsieur Lavoie, envoyé spécial à Port-au-Prince, écrit, entre autres : « Hier midi, nous avons fait une visite au centre-ville. Je croyais avoir tout vu depuis mon arrivée ici. Erreur! Le quartier administratif et commercial est complètement dévasté. C'est comme si on avait largué des centaines de bombes sur cette zone. Tous les édifices sont en ruine ou condamnés. Celui du ministère du Revenu n'est plus qu'un amas de pierre et de débris. Toute la paperasse, les dossiers, les archives papier sont disséminés dans les débris et sont irrécupérables. »

Pour nous du métier de la gestion documentaire, les qualificatifs « disséminés » et « irrécupérable » ne doivent pas être considérés tant qu’on n’a pas fait tous les efforts techniques pour remédier à la situation. Nous savons toutes et tous que, dans nos sociétés du Nord, à la suite d’un incendie, d’inondations ou d’autre désastre, il est toujours possible de récupérer ce qui semble irrécupérable et de reconstituer les dossiers avec ce qui reste de documents. Lorsque les pluies diluviennes s’abattront dans la région, il en sera tout autrement.

Il me semble qu’il y a maintenant urgence à créer, sous la supervision de spécialistes, des commandos de la cueillette méthodique de tout ce qui est encore récupérable, quitte à procéder par la suite à l’assemblage des documents pour leur donner un certain sens pour l’avenir.

Michel Roberge

222 – Une tablette de lecture... québécoise

Pendant que la pomme de Cupertino prépare la sortie de son iPad, on apprend qu’une entreprise québécoise de Rimouski, ExoPC offrira sur le marché, dès le début mars, l’équivalent et même plus avec sa tablette de lecture qui s’appuiera sur le système d’exploitation Windows 7 Pro : l’ExoPC Slate.

« Navigation multi-tâches sans compromis et sans restriction dans un riche contenu francophone », écran de 8,9 pouces avec une « une interface multi-tâches entièrement conçue pour une utilisation tactile grand format », « Le web sans compromis. Défilement ultra-rapide, multi-tâches, et plein support de tous les formats incluant Flash », un « clavier stroboscopique double mode » qui offre un mode de saisie lorsque l'on tient la tablette dans ses mains, ainsi que « lorsque l'ExoPC est posé sur une table ou sur les genoux » et qui « permet une saisie rapide et réduit les erreurs de frappe ».

Aussi, la possibilité de regarder de nombreuses chaines de télévision, de visionner des films en haute définition quel que soit le format, de découvrir « de nombreuses émissions et programmes télévisuels offerts par les videocasts et la baladodiffusion », d’écouter de la musique « avec un casque ou par les hauts-parleurs intégrés » et avoir accès à une « large sélection de radios francophones du monde entier ».

Évidemment, l’ExoPC Slate permettra de stocker et de lire des livres numériques de tout format. Pour les développeurs d’applications, un « kit de développement est disponible gratuitement » Il « permet de réaliser rapidement et facilement des applications tactiles en Flash ou Javascript ».

Un tableau comparatif (ExoPC Slate – iPad – Archos 9) nous permet de constater à quel point se démarque le produit québécois : lecteur de cartes SD, trois ports USB, entrée et sortie audio, Webcam... composantes absentes dans le cas du iPad. Un écran à peine plus petit, une autonomie de seulement quatre heures (comparativement à dix heures pour le iPad) et un peu plus lourd que ce dernier. Une version 3G serait bientôt disponible.

Et québécois en plus. Intrigant n’est-ce pas! Le Golliath américain sera-t-il confronté au David rimouskois? À tester et à suivre certainement en mars...

Michel Roberge

221 - Pérenniser la mémoire organisationnelle

Un des défis importants que doivent relever les organisations d’aujourd’hui consiste à protéger leur mémoire organisationnelle et la rendre exploitable et pérenne à des fins de bonne gouvernance.

La gestion intégrée des documents d’entreprises, documents terminés et officiels (documents finaux), en format papier ou technologiques, fournit un ensemble d’outils et définit les processus à mettre en place pour en assurer la valeur administrative, juridique et financière.

J’aimerais vous faire partager quelques éléments de réflexion sur l’importance, la problématique et les avantages d’une saine gestion des documents et des dossiers applicable dans les organismes publics et dans les organisations du secteur privé, et ce, quelle que soit leur taille. Je vous invite donc à visionner les trois segments de cette vidéo ou à lire le texte d’accompagnement de celle-ci :

Première partie : La mémoire organisationnelle et sa valeur - L’environnement normatif, légal et réglementaire



Deuxième partie : Le système de gestion intégrée des documents (GID) – Les composantes d’un système de GID – La place d’un système de GID dans une organisation



Troisième et dernière partie : La conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un système de GID – Les facteurs de succès – Une réponse aux problèmes organisationnels qui font obstacle à la bonne gouvernance



Bon visionnement et bonne lecture!

Michel Roberge

220 - Un document à conserver : un témoin du désastre d'Haïti

J'ai reçu aujourd'hui, un mois jour pour jour après ces événements tragiques, ce diaporama de quelques minutes qui présente des images du désastre humain d'Haïti sur un texte de Dany Laferrière : « Tout bouge autour de moi ». Des images que je n'avais jamais vues dans les médias électroniques, mais qui proviennent du Web. Assemblées dans ce document, elles nous plongent dans l'horreur de la première nuit suivant le tremblement de terre.

J'ai vécu de près ces événements : ma conjointe a perdu deux collègues de travail qui sont décédées dans l'Hôtel Montana. Elles venaient à peine de s'enregistrer et de gagner leurs chambres lorsque l'édifice s'est écroulé. Elles devaient y séjourner une semaine pour former une soixantaine de fonctionnaires haïtien sur le développement de sites Web gouvernementaux. La mission avait été reportée à deux reprises. L'une a été retrouvée il y a quelques jours, l'autre aujourd'hui même.

Elles avaient toutes deux comme prénom « Anne ».

Pour visionner ce document, cliquez, au démarrage, sur « Ouvrir » et ensuite sur « Lecture seule ».

Michel Roberge

219 – Délai d’inaccessibilité des archives au Québec

Dans la foulée de mon billet 209 qui portait sur L’accès aux archives classées secrètes : l’exemple des États-Unis et du Vatican, un internaute me demandait quelles étaient les règles au Québec. La réponse se trouve à l’article 26 de la Loi sur les archives pour ce qui est des documents d’archives privées :

« La personne qui dépose ou verse des archives privées auprès de Bibliothèque et Archives nationales ou d'un organisme public […] peut convenir avec lui, par écrit, d'un délai pendant lequel ces archives ne sont pas accessibles. À défaut de convention à cet effet, Bibliothèque et Archives nationales ou l'organisme public peut déterminer ce délai.

Aucun délai ne doit être supérieur à 100 ans de la date des documents ou, s'il s'agit de renseignements personnels, à 30 ans de la date du décès de la personne concernée ou à 100 ans de la date du document dans le cas d'un renseignement relatif à la santé de la personne.

La personne visée au premier alinéa conserve toutefois pour elle-même ou pour une personne qu'elle autorise l'accès à ces archives. »

Pour ce qui est des documents d’archives des organismes publics, la loi ne prévoit rien. L’État ou l’organisme peut déterminer le délai d’inaccessibilité qu’il juge opportun selon la nature des documents. Par exemple, 40 ans après ce qu'il est convenu d'appeler au Québec la « Crise d’octobre », les documents de la Commission Duchaîne sur les événements d'octobre 1970 qui a déposé son rapport en 1981 et qui énonce que la crise n'a pas été délibérément provoquée, mais qu'elle a servi de prétexte à une répression d'envergure et à une manipulation de l'opinion publique à des fins politiques ne sont toujours pas accessibles.

Michel Roberge

218 - Haïti : Toujours à propos de la récupération des mémoires organisationnelles publiques

Quelques jours après de tremblement de terre, j’ai tenté de sensibiliser la gouverneure générale du Canada, Madame Michaëlle Jean, originaire elle-même d’Haïti ainsi que le premier ministre du Québec, Monsieur Jean Charest, de la récupération et de la sauvegarde des documents administratifs qui risquaient d’être détruits. Aujourd’hui, on peut dire qui sont détruits. J’ai aussi fait suivre le même courriel au Consul général de la République d’Haïti à Montréal, Monsieur Pierre Richard Casimir.

J’ai reçu, au cours de la journée d’hier, une réponse de la chef de l’État canadien :

« Monsieur,

Au nom de Son Excellence la très honorable Michaëlle Jean, gouverneure générale du Canada, j’accuse réception et vous remercie de votre correspondance suite au tremblement de terre qui a frappé Haïti.

Votre offre d’aide aux citoyennes et citoyens de ce pays est grandement appréciée. Le Bureau du secrétaire du gouverneur général vous invite à obtenir de plus amples renseignements sur la réponse canadienne, en consultant les sites Web suivants :

http://www.international.gc.ca/humanitarian-humanitaire/earthquake_seisme_haiti.aspx?lang=fra

http://www.acdi-cida.gc.ca/crisehaiti

Vous y trouverez également des renseignements sur l’aide que peuvent apporter les Canadiennes et les Canadiens.

En vous réitérant les remerciements de Son Excellence, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Shelagh Cimpaye
Bureau du secrétaire du gouverneur général »

Très encourageant comme réponse uniforme à tout courriel reçu. C’est ce qu’on appelle la langue de bois. Du côté du bureau du premier ministre et du consulat d’Haïti, aucune réaction. Je me permets une réflexion qui vaut ce qu’elle vaut : dans le fonds, il y a peut-être des avantages que certains documents soient irrémédiablement détruits. Mais bien sûr, je fabule.

Michel Roberge

217 - Haïti : Ce qui devait arriver, a commencé à arriver

J’ai écrit le billet précédent au cours du week-end du 6 février. Hier soir, en processus de veille sur différents aspects qui touche mon métier, je suis tombé sur cet article désolant publié sur le site Web de Courrier international et intitulé Dans les ruines, la quête de biens négociables. Mes appréhensions soulevées dans des billets antérieurs (203 et 205) sont maintenant confirmées. Je me permets de reproduire le texte cet article qui mérite d’être mis en évidence :

« Il n’y a plus qu’un terrain vague au coin de la rue Pavée et des Magasins-de-l’Etat, là où se trouvait, jusqu’au 12 janvier, le principal bureau de perception de la compagnie Electricité d’Haïti. De l’EDH, il ne reste que des gravats et de la poussière. La ville est plongée dans le noir depuis le séisme, et les archives commerciales de la compagnie sont éparpillées aux quatre vents.

Quelques centaines de mètres plus loin, le bâtiment du Parlement, le Palais législatif, est comme coupé en deux : une partie gît, monticule de ruines, et une autre, blessée et éventrée, laisse apercevoir bureaux disloqués, classeurs ouverts et fauteuils sans dossiers. Aucune mesure particulière ne semble prise pour sauvegarder les documents ou les biens du corps législatif qui dorment là à ciel ouvert.

En face, près de la mer, ce sont le mugissement des pelleteuses et la danse des gros camions du Centre national des équipements qui donnent vie à l’ancien local de la chancellerie. Quelques détrousseurs de cadavres s’activent pour rechercher sacs à main ou téléphones. Des récupérateurs de métaux éventrent un classeur, aussitôt chargé sur une brouette qui attend d’être remplie pour partir vers une destination inconnue.

Là non plus, aucune précaution ne semble être prise pour inventorier, protéger ou conserver les documents qui se trouvaient dans le bâtiment du ministère des Affaires étrangères. Tout s’en va, fatras d’un temps révolu, dans les bennes des camions du CNE, qui font un travail exemplaire de déblaiement.

Sur l’avenue Charles-Summer, au siège du ministère de la Justice, le scénario est le même. Une excavatrice, un bulldozer et des camions s’esquivent, s’évitent, des personnes se servent dans l’immense pile de débris qui orne la cour de cette ancienne belle propriété qui fut jadis un hôtel.

Ici, aucun petit pillard ne rôde autour des restes de cet important ministère. Les murs d’enceinte ne sont pas tombés, les agents de sécurité qui sont encore en poste et les policiers disséminés sur tout le périmètre donnent l’impression que tout se passe dans l’ordre le plus parfait. Cependant, l’indifférence face aux dépouilles des documents administratifs est la même. Rien n’est récupéré, comme s’il fallait que l’Etat ancien disparaisse, tels les morts du 12 janvier que l’on enterre à la va-vite. »

Cet article est complété par un diaporama de Frédéric Sautereau qui mérite d’être visionné, car il n’y a pas que les documents qui sont détruits, la vie quotidienne des Haïtiens l’est tout autant. Et le pire est à venir avec les pluies diluviennes prévues au cours des prochaines semaines.

Il continuer à sauver des vies et soutenir à notre choix l’une ou l’autre des principales ONG dans leurs missions humanitaires à Haïti :

- Centre d’étude et de coopération internationale (CECI)
- Croix-Rouge canadienne- Médecins sans frontières (MSF)
- OXFAM Québec
- UNICEF

Michel Roberge

216 – En perdant une partie de sa mémoire consignée, la société haïtienne deviendra-elle amnésique?

Le séisme à Haïti a eu pour conséquence des milliers de pertes de vies humaines, sans oublier les presque aussi nombreuses personnes handicapées ou blessées dans leurs chairs. Une catastrophe qu’on a peine à imaginer dans le confort de nos sociétés modernes. Une société meurtrie qui ne le méritait pas. Mais aussi une société qui risque de perdre ou qui a peut-être même déjà perdu une grande partie de sa mémoire collective. On l’a vu dans certains reportages télé, l’anéantissement d’un grand nombre d’édifices administratifs a aussi entraîné l’éparpillement et la destruction de documents administratifs et de documents d’archives. Non seulement dans l’administration publique, mais aussi dans les entreprises privées.

Et dire que les Archives nationales d’Haïti (ANH) qui étaient déjà confrontées avec des problèmes de conservation physique et d’accès aux documents s’apprêtaient à célébrer leur 150e anniversaire en août 2010! En août 2009, au moment de l’annonce des activités prévues pour cette commémoration, le directeur des ANH, monsieur Olsen Jean Julien, avait déclaré que s’il ne se faisait rien pour protéger ces documents, le pays s’en allait « dans les prochaines années vers une société amnésique ». Si les documents du XIXe siècle risquent d’être perdus, qu’en sera-t-il des traces de mémoire d’aujourd’hui qui devrait constituer les documents d’archives de demain?

Michel Roberge

215 - Vol au-dessus d'un nid d'archives

J’emprunte le titre de ce billet à un article publié sur Nord Éclair.fr : « Depuis trois ans, les Archives du monde du travail, installées au rond-point de l'Europe, à Roubaix (France) font appel à un fauconnier pour empêcher les pigeons de nidifier et préserver le site. Une façon naturelle de respecter les normes de sécurité des issues de secours. […] … pour des raisons de sécurité, la directrice des Archives du monde du travail ne souhaite guère que le bâtiment au riche passé industriel héberge quantité de nids de ces volatiles. Ils peuvent se nicher n'importe où, sur les toits, dans les recoins... »

Cet article me rappelle une visite à la grande bibliothèque de France dont les bâtiments entourent un immense jardin. L’institution avait aussi fait appel à une entreprise de fauconniers pour y déloger des volatiles jugés indésirables. Et pour prolonger l’effet dissuasif, la direction de la bibliothèque a fait apposer, sur les grandes vitres qui permettent, depuis l’intérieur de l’édifice, d’avoir une vue sur les jardins, des silhouettes noires de faucons en vol. Et il semble que les résultats étaient au rendez-vous. On peut se demander ce que peuvent en penser les ornithologues pour qui faucons, pigeons et autres volatiles ont droit de vie.

Michel Roberge

214 – La gestion documentaire pour lutter contre la corruption

Je vous signale un texte intéressant publié sur le site Web de La nouvelle Tribune.info du 26 janvier 2010 qui présente la gestion documentaire comme étant l’une des solutions pour entraver la corruption dans certains pays.

Selon l’auteure (le texte non signé est rédigé au féminin), l’une des solutions envisagée passerait par le renforcement du droit à l’information : « l’accès à une information crédible sur les activités du gouvernement participera à décourager les pratiques de mauvaise gestion, de malversation et de détournement des ressources publiques. En effet, les citoyens vont pouvoir contrôler la gestion d’une autorité ou d’un gouvernement s’ils ont l’accès aux informations sur les activités de cette autorité ou de ce gouvernement. L’obligation même qui serait faite aux gouvernants de rendre ces informations accessibles au public les obligerait à résister à la tentation de la corruption, car les citoyens peuvent à tout moment demander des comptes à leurs gouvernants. »

La journaliste de La nouvelle Tribune donne l’exemple du Bénin et rappelle que le « décret 2007-532 du 2 novembre 2007 portant attribution, organisation et fonctionnement des Archives Nationales rend responsables les organismes publics de la gestion de leurs archives courantes. » Elle présente les archives comme étant « l’ensemble des documents issus du fonctionnement de tout organisme et c’est par elles que l’information sur les activités du Gouvernement et des pouvoirs publics en général peut être rendue accessible aux citoyens. » Elle déplore cependant que « cette loi ne fait aucune obligation à ces organismes quant à l’accessibilité de ces documents au public », comme c’est souvent le cas dans bien des pays.

Elle mentionne également que « malgré les dispositions de cette loi, les archives dans nos administrations publiques sont abandonnées. Parfois quand bien même, il existe une structure (un service ou une unité) qui s’occupe de leur gestion, les ressources budgétaires ne sont pas accordées à cette structure pour récupérer, organiser et mettre les archives à la disposition du public ». Il me semble avoir déjà entendu de tels propos dans un contexte plus démocratique! Mais le plus intéressant suit :

Selon elle, l’information « est un aspect important de la lutte contre la corruption qui est souvent négligé. Plusieurs affaires de malversation amenées devant la justice n’ont jamais pu trouver un dénouement tout simplement parce que les preuves, les traces, c’est-à-dire les archives rendant compte de ces actes ne sont plus disponibles. Elles ont été souvent négligées ou tout simplement détruites par les responsables de ces malversations ».

L’article se termine en mentionnant qu’une étude de cas « conduite par l’International Records Management Trust (IRMT) en Afrique a révélé de sérieuses failles dans les pratiques en ce qui concerne la conservation des documents. Les études de cas révèlent que l’inefficacité des systèmes de gestion des documents entravent non seulement la capacité des gouvernements à être crédibles mais sont aussi la cause de l’augmentation de la corruption, des cols blancs africains ».

Gestion documentaire et bonne gouvernance vont donc de paire tant dans les services publics que dans les entreprises du secteur public. La transparence des décisions, la préservation de la mémoire organisationnelle et son exploitabilité, l’accès à l’information publique et la protection des renseignements personnels font partie du défi.

Michel Roberge

213 - 2010 : l'année de la gestion des documents technologiques

C’est ce qu’annonce Debra Logan (Gartner) sur son blogue. Je me permets ici de citer l’essentiel de son constat qui fait musique à mes oreilles :

« While we have been focusing on faster processing, increased bandwidth and ever denser storage devices, most of us have neglected to pay attention to the vast mountains of data that have been accumulating as a result of all this wonderful technology. »

« Everyone, but everyone, in every company that uses desktop or laptop PC, has the job of managing their own information. Some of us create personal taxonomies and file things carefully. Others rely on desktop search to find what they need. In any case, very few can see the point of deleting any of it: that disk is SO BIG and even if the information is of marginal (or no) value, saving it “just in case” is surely a good idea. »

« Think about this for a minute. How much time do you spend looking for, reading or rearranging files on your desktop? Even if you have a nifty desktop search engine that achieves perfect precision and recall of every single item you ever look for – and please, let us know if you do have that search engine – of what use is that information to your team or your company? The answer is ‘none at all’, unless you are there to find and interpret it for them. While you are on vacation, and I send you an email asking for ‘that document that I know we wrote but that I only have the 37 draft versions of versus number 38, which we decided was final’, I have NO ACCESS to your personal stash of goodies. And, everyone on our team has the same 38 versions (more or less) stored over and over and over again, on desktop, laptop, shared file drive, memory stick and (sometimes) in printed form, just for safekeeping. But storage is cheap and search is good (enough). So what? There are lots of “so whats?” »

« How much data does the company have? Where is that data? How much is it costing us to store it? Can we find what we need when we need it? Of what business value is the data that we are keeping? How often is it accessed? What are our legal and compliance obligations? Are we using it to its best advantage or are we keeping it because its simply too much trouble to sort the useful from the useless and bin what we can’t use? »

Définitivement, cette analyste chez Gartner vise juste. Elle décrit très bien la réalité de la non gestion des documents technologiques dans un très grand nombre d’entreprises et dans beaucoup d’organismes publics. L’espace disque coûte de moins en moins cher : so what!

À lire également sur ce blogue plusieurs billets de grand intérêt.

Michel Roberge

212 – Le livre, une invention indépassable ?

Au moment où l’industrie des TI s’ingénie à produire de nouveaux outils de plus en plus attrayants pour la lecture de documents écrits, sonores et vidéos, je vous suggère la lecture de cette courte, mais passionnante entrevue de Umberto Eco publiée sur le site Web de Télérama qui nous donne un avant-goût d’un ouvrage publié en octobre 2009 que l’on dévore en quelques heures et intitulé N’espérez pas vous débarrasser des livres (Paris : Grasset, 2009. – 342 pages) : de joyeux entretiens avec le scénariste Jean-Claude Carrière et avec l’auteur du Nom de la rose. Dans cet article (propos recueillis par Catherine Portevin), il y est question de ce qu’est un livre, qu’il soit en format papier ou technologique, de la pérennité de l’encre, du papier et de l’impression, de la place d’Internet par rapport à l’imprimé, de la sacralisation du livre « comme s’il recelait la vérité et la culture », de la pérennité des supports, de l’obligation de filtrer ce qui doit être conservé ou non et de son amour pour les catalogues et la collection de livres.

Je reviendrai, dans un futur billet, sur ce livre qui contient des réflexions fort intéressantes sur le savoir et les connaissances ainsi que sur la mémoire individuelle et collective et sa préservation.

Michel Roberge